Gia hạn visa Kinh doanh Quản lý: Danh sách hồ sơ đầy đủ và hướng dẫn thực tiễn, gồm tiêu chuẩn mới từ tháng 10/2025 và toàn bộ lộ trình chuyển tiếp
Gia hạn visa Kinh doanh Quản lý (経営・管理ビザ) cần những giấy tờ gì? Hướng dẫn trọn gói về cơ chế chuyển tiếp theo tiêu chuẩn mới từ tháng 10/2025, danh sách hồ sơ theo phân loại カテゴリー, trọng điểm xét duyệt, các lý do bị từ chối thường gặp và cách xử lý.
Tóm tắt trong một câu: Bạn đã có visa Kinh doanh Quản lý và giờ đang bước vào giai đoạn gia hạn. Từ ngày 16/10/2025, tiêu chuẩn mới bắt đầu được áp dụng, nhưng người đã có visa sẽ được hưởng giai đoạn chuyển tiếp đến tháng 10/2028. Bài viết này giúp bạn làm rõ: trong thời gian chuyển tiếp cần chuẩn bị những giấy tờ gì, sau thời gian đó sẽ phát sinh thêm yêu cầu nào, Cục Xuất nhập cảnh thực sự xem xét điều gì, và bạn nên bắt đầu lập kế hoạch từ bây giờ như thế nào.
Trước hết cần hiểu rõ điều quan trọng nhất: cơ chế chuyển tiếp
Ngày 16/10/2025, visa Kinh doanh Quản lý đã trải qua đợt cải cách lớn nhất từ trước đến nay: vốn điều lệ tăng vọt từ 5 triệu lên 30 triệu yên, JLPT N2 trở thành yêu cầu bắt buộc, phải tuyển nhân viên làm việc toàn thời gian, và kế hoạch kinh doanh phải được chuyên gia được chỉ định thẩm định.
Tuy nhiên, nếu hiện tại bạn đã có visa Kinh doanh Quản lý thì chưa cần hoảng.
Cục Xuất nhập cảnh đã thiết lập giai đoạn chuyển tiếp 3 năm:
| Mốc thời gian | Tiêu chuẩn áp dụng khi gia hạn |
|---|---|
| 16/10/2025 đến tháng 10/2028 | Tiêu chuẩn cũ (vốn 5 triệu yên, không yêu cầu N2, v.v.) |
| Sau tháng 10/2028 | Tiêu chuẩn mới (áp dụng đầy đủ các điều kiện như vốn 30 triệu yên, N2, nhân viên toàn thời gian, v.v.) |
Điều này có nghĩa là gì?
- Trong mỗi lần gia hạn từ bây giờ đến tháng 10/2028, bạn không cần đáp ứng vốn 30 triệu yên, không cần JLPT N2, cũng không cần thẩm định kế hoạch kinh doanh bởi chuyên gia. Danh sách hồ sơ về cơ bản vẫn giống như trước đây.
- Sau tháng 10/2028, bất kể bạn được cấp visa lần đầu vào thời điểm nào, khi gia hạn đều phải đáp ứng toàn bộ tiêu chuẩn mới. Không có ngoại lệ.
- Nếu trong giai đoạn chuyển tiếp bạn được gia hạn thời hạn lưu trú 1 năm hoặc 3 năm mà ngày hết hạn rơi vào sau tháng 10/2028, thì lần gia hạn tiếp theo sẽ phải theo tiêu chuẩn mới.
Giai đoạn chuyển tiếp không có nghĩa là có thể để đó
Nhiều người thấy “tháng 10/2028” và nghĩ rằng vẫn còn xa, nhưng nếu tính kỹ:
- Tăng vốn lên 30 triệu yên: cần chuẩn bị tiền, thực hiện thủ tục tăng vốn, thay đổi đăng ký, ít nhất cũng mất nửa năm
- Thi JLPT N2: từ con số 0 đến N2 thường cần 1,5 đến 2 năm, ngay cả khi đã có nền tảng cũng cần hơn nửa năm chuẩn bị
- Tuyển nhân viên toàn thời gian: tuyển dụng, tham gia bảo hiểm xã hội, ổn định vận hành, tất cả đều cần thời gian
- Thẩm định kế hoạch kinh doanh bởi chuyên gia: tìm chuyên gia được chỉ định, chỉnh sửa phương án, hoàn tất đánh giá, ít nhất 2 đến 3 tháng
Khuyến nghị nên bắt đầu chuẩn bị từ nửa cuối năm 2026. Phần cuối bài có hướng dẫn lập kế hoạch chi tiết hơn.
Chế độ カテゴリー: Bạn thuộc nhóm nào?
Cục Xuất nhập cảnh phân công ty thành 4 nhóm (カテゴリー) theo quy mô doanh nghiệp. Tùy nhóm, số lượng hồ sơ cần nộp có thể khác nhau rất nhiều.
カテゴリー1
Điều kiện: Công ty niêm yết, công ty bảo hiểm tương hỗ, cơ quan nhà nước hoặc chính quyền địa phương của Nhật Bản hay nước ngoài, pháp nhân hành chính độc lập, pháp nhân đặc thù, v.v.
→ Hầu hết doanh nhân người Hoa tại Nhật sẽ không thuộc nhóm này. Đây là nhóm có ít hồ sơ nhất.
カテゴリー2
Điều kiện: Doanh nghiệp có tổng số thuế khấu trừ tại nguồn trong năm trước (前年源泉徴収税額合計) từ 10 triệu yên trở lên.
→ Nói đơn giản, tổng thuế thu nhập cá nhân mà công ty bạn đã khấu trừ và nộp năm ngoái vượt 10 triệu yên. Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp có quy mô chi trả lương nhân sự tương đối lớn. Phần lớn công ty nhỏ không đạt mức này.
Cách xác nhận: Xem biểu mẫu 「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」 mà kế toán thuế (税理士) đã nộp, trên đó có mục tổng thuế khấu trừ tại nguồn.
カテゴリー3
Điều kiện: Doanh nghiệp đã nộp 「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」 cho cơ quan thuế, nhưng tổng thuế khấu trừ tại nguồn dưới 10 triệu yên.
→ Phần lớn các công ty nhỏ vận hành bình thường và có khai thuế qua kế toán thuế đều thuộc nhóm này.
カテゴリー4
Điều kiện: Không thuộc bất kỳ trường hợp nào ở trên.
→ Công ty mới thành lập, chưa từng nộp pháp định biểu tổng hợp, hoặc doanh nghiệp cá nhân không có kế toán thuế thường rơi vào nhóm này. Đây là nhóm cần chuẩn bị nhiều hồ sơ nhất.
Phần lớn doanh nhân người Hoa tại Nhật thuộc カテゴリー3 hoặc 4. Danh sách hồ sơ bên dưới sẽ tập trung vào hai nhóm này.
Gia hạn trong giai đoạn chuyển tiếp (đến tháng 10/2028): danh sách hồ sơ đầy đủ
Đây là phần quan trọng nhất đối với bạn ở thời điểm hiện tại. Nếu gia hạn trước tháng 10/2028, hồ sơ sẽ được xét theo tiêu chuẩn cũ như sau:
Hồ sơ chung cho mọi カテゴリー
Các giấy tờ dưới đây đều bắt buộc, bất kể bạn thuộc nhóm nào:
| # | Tên hồ sơ | Giải thích | Nơi lấy | Chi phí | Hiệu lực |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請書) | Tải PDF / Tải Excel | Tải từ website chính thức của Cục Xuất nhập cảnh và tự điền | Miễn phí | — |
| 2 | 1 ảnh thẻ | Kích thước 4cm x 3cm, chụp trong vòng 3 tháng, nền trắng, chụp chính diện không đội mũ | Máy chụp ảnh thẻ hoặc studio | 800 đến 1.500 yên | Trong 3 tháng |
| 3 | Hộ chiếu | Xuất trình bản gốc tại quầy | — | — | — |
| 4 | Thẻ cư trú (在留カード) | Xuất trình bản gốc tại quầy | — | — | — |
Hồ sơ bổ sung cho カテゴリー1
- Bản sao Tứ quý báo (四季報) hoặc giấy tờ chứng minh niêm yết: chỉ cần nộp tài liệu chứng minh doanh nghiệp thuộc カテゴリー1.
Hồ sơ bổ sung cho カテゴリー2
- Bản sao pháp định biểu tổng hợp (法定調書合計表): cần thể hiện rõ tổng thuế khấu trừ tại nguồn vượt 10 triệu yên.
Hồ sơ bổ sung cho カテゴリー3
| # | Tên hồ sơ | Giải thích | Nơi lấy | Chi phí | Hiệu lực |
|---|---|---|---|---|---|
| 5 | Bản sao 法定調書合計表 | Là biểu mẫu mà kế toán thuế nộp cho cơ quan thuế vào tháng 1 hằng năm, chỉ cần bản photocopy | Thường bạn hoặc kế toán thuế đang giữ bản sao | — | — |
| 6 | Bản sao hồ sơ quyết toán năm gần nhất | Bao gồm bảng cân đối kế toán (貸借対照表) và báo cáo lãi lỗ (損益計算書) | Lấy từ kế toán thuế | — | — |
| 7 | Giấy chứng nhận nội dung đăng ký pháp nhân | Chính là 「履歴事項全部証明書」, dùng để xác nhận thông tin đăng ký công ty | Văn phòng Pháp vụ hoặc đăng ký trực tuyến | Tại quầy 600 yên / online 500 yên | Trong 3 tháng |
| 8 | Giấy chứng nhận giấy phép/ngành nghề được cấp phép | Nếu hoạt động kinh doanh cần giấy phép cụ thể như giấy phép kinh doanh nhà hàng, giấy phép xây dựng, v.v. thì nộp bản sao. Nếu ngành nghề không cần giấy phép, vẫn nên có văn bản giải thích | Cơ quan hành chính có thẩm quyền | — | — |
| 9 | Bản thuyết minh nội dung hoạt động | Không có mẫu cố định, dùng để mô tả hoạt động kinh doanh trong thời gian lưu trú vừa qua, tổng quan kết quả kinh doanh và kế hoạch sắp tới | Tự soạn | Miễn phí | — |
| 10 | Giấy chứng nhận tính thuế cư trú + giấy chứng nhận nộp thuế | Tình trạng tính thuế và nộp thuế cư trú cá nhân trong 1 năm gần nhất | Tòa thị chính/quận/huyện nơi cư trú | Mỗi loại khoảng 300 yên | Trong 3 tháng |
Hồ sơ bổ sung thêm cho カテゴリー4
Ngoài các giấy tờ của カテゴリー3, còn cần thêm:
| # | Tên hồ sơ | Giải thích | Nơi lấy | Chi phí | Hiệu lực |
|---|---|---|---|---|---|
| 11 | Bản giải trình tình trạng thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản công | Giải thích tình trạng nộp các loại thuế và bảo hiểm xã hội | Tự soạn (có mẫu tham khảo) | Miễn phí | — |
| 12 | Giấy chứng minh tham gia và đóng bảo hiểm lao động | Chứng minh đã tham gia bảo hiểm tai nạn lao động và bảo hiểm thất nghiệp (nếu có nhân viên) | Văn phòng tiêu chuẩn lao động / Hello Work | Miễn phí | Trong 3 tháng |
| 13 | Giấy chứng minh tham gia và đóng bảo hiểm xã hội | Chứng minh tham gia và nộp bảo hiểm hưu trí phúc lợi và bảo hiểm y tế | Văn phòng hưu trí | Miễn phí | Trong 3 tháng |
| 14 | Giấy chứng nhận nộp thuế quốc gia | Tình trạng nộp thuế thu nhập khấu trừ tại nguồn, thuế doanh nghiệp, thuế tiêu dùng | Cơ quan thuế quản lý | Mỗi loại 400 yên | Trong 3 tháng |
| 15 | Giấy chứng nhận nộp thuế địa phương | Thuế cư trú doanh nghiệp, thuế kinh doanh doanh nghiệp | Cơ quan thuế tỉnh/thành + tòa thị chính/quận/huyện | Mỗi loại khoảng 300 đến 400 yên | Trong 3 tháng |
Hồ sơ chứng minh năng lực tiếng Nhật (mục mới từ tháng 10/2025, vẫn áp dụng trong giai đoạn chuyển tiếp)
Lưu ý: Ngay cả trong giai đoạn chuyển tiếp, Cục Xuất nhập cảnh cũng có thể yêu cầu nộp tài liệu liên quan đến năng lực tiếng Nhật. Tuy nhiên, yêu cầu trong giai đoạn này là: chỉ cần công ty có một nhân viên toàn thời gian biết tiếng Nhật, không bắt buộc người quản lý phải tự có năng lực tiếng Nhật.
Có thể chứng minh bằng một trong các cách sau:
- Bản sao chứng chỉ JLPT của nhân viên toàn thời gian
- Bản sao bằng tốt nghiệp đại học tại Nhật của nhân viên toàn thời gian
- Tài liệu khác chứng minh khả năng giao tiếp tiếng Nhật
- Nếu chính người quản lý có năng lực tiếng Nhật thì cũng có thể nộp trực tiếp
Gia hạn sau tháng 10/2028: hồ sơ bổ sung theo tiêu chuẩn mới
Từ tháng 10/2028 trở đi, ngoài toàn bộ giấy tờ ở trên, khi gia hạn còn phải chuẩn bị thêm các hồ sơ mới sau:
| # | Hồ sơ bổ sung theo tiêu chuẩn mới | Giải thích |
|---|---|---|
| A | Chứng minh vốn điều lệ 30 triệu yên | Giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân (để xác nhận mức vốn) + sao kê tài khoản ngân hàng hoặc tài liệu giải trình nguồn tiền |
| B | Chứng chỉ JLPT N2 (của chính người nộp đơn) | Lưu ý: sau giai đoạn chuyển tiếp, yêu cầu là chính người quản lý phải có N2, không thể thay bằng nhân viên |
| C | Chứng minh tuyển dụng nhân viên toàn thời gian | Bản sao hợp đồng lao động + thẻ cư trú/phiếu cư trú của nhân viên + giấy chứng minh tham gia bảo hiểm xã hội |
| D | Chứng minh kinh nghiệm quản lý kinh doanh | Bằng thạc sĩ/tiến sĩ hoặc giấy tờ chứng minh có từ 3 năm kinh nghiệm quản lý kinh doanh trở lên (giấy xác nhận công tác, sổ đăng ký trước đây, v.v.) |
| E | Kế hoạch kinh doanh + báo cáo thẩm định của chuyên gia được chỉ định | Kế hoạch kinh doanh phải được chuyên gia do Cục Xuất nhập cảnh chỉ định đánh giá và nộp kèm báo cáo. Xem chi tiết tại hướng dẫn viết kế hoạch kinh doanh |
Tóm tắt thay đổi cốt lõi: sau giai đoạn chuyển tiếp, “JLPT N2” sẽ chuyển từ mức “chỉ cần công ty có người biết tiếng Nhật” thành “ông chủ phải tự đạt N2”. Vốn điều lệ cũng tăng từ 5 triệu lên 30 triệu yên. Đây là hai thay đổi lớn nhất.
Để xem phân tích chi tiết về các điều kiện theo tiêu chuẩn mới, hãy tham khảo: Phân tích đầy đủ điều kiện xin visa Kinh doanh Quản lý
Trọng điểm khi xét gia hạn: Cục Xuất nhập cảnh thực sự xem điều gì?
Nhiều người nghĩ rằng gia hạn chỉ là “nộp hồ sơ rồi chờ được duyệt”, nhưng trên thực tế Cục Xuất nhập cảnh xem xét kỹ hơn bạn tưởng. Hiểu rõ trọng điểm xét duyệt sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đúng hướng.
1. Kết quả kinh doanh thực tế (売上・利益)
Cục Xuất nhập cảnh sẽ xem hồ sơ quyết toán để kiểm tra xem công ty của bạn có đang kinh doanh thực chất hay không. Họ tập trung vào:
- Doanh thu (売上) có hợp lý hay không
- Có khách hàng và hoạt động kinh doanh ổn định hay không
- Xu hướng lợi nhuận ra sao: tăng, ổn định hay giảm
Điểm then chốt: Cục Xuất nhập cảnh không yêu cầu bạn phải kiếm thật nhiều tiền, nhưng họ cần thấy hoạt động kinh doanh là có thật. Nếu doanh thu mỗi tháng chỉ vài chục nghìn yên, hoặc cả năm không có thu nhập nào, điều đó sẽ làm phát sinh nghi ngờ nghiêm trọng.
2. Thuế và bảo hiểm xã hội
Đây là lĩnh vực bị siết kiểm tra ngày càng mạnh trong những năm gần đây:
- Thuế doanh nghiệp: dù lỗ vẫn phải khai đúng hạn
- Thuế tiêu dùng: nếu đạt ngưỡng chịu thuế thì phải nộp đúng hạn
- Thuế thu nhập khấu trừ tại nguồn: khi trả lương cho bản thân hoặc nhân viên thì bắt buộc phải khấu trừ và nộp
- Thuế cư trú: thuế cư trú cá nhân có được nộp đúng hạn hay không
- Bảo hiểm xã hội: pháp nhân bắt buộc phải tham gia bảo hiểm hưu trí phúc lợi và bảo hiểm y tế, và mục này đang bị kiểm tra ngày càng chặt
- Bảo hiểm lao động: có nhân viên thì bắt buộc phải tham gia
Nói ngắn gọn: thời kỳ có thể trì hoãn hay né tránh đã qua rồi. Chưa nộp bảo hiểm xã hội hoặc thuế là một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ gia hạn bị từ chối.
3. Tình trạng thực tế của văn phòng
Cục Xuất nhập cảnh sẽ xác nhận công ty bạn có địa điểm kinh doanh thực tế hay không:
- Có không gian làm việc độc lập hay không (văn phòng ảo gần như không được chấp nhận)
- Văn phòng có thực sự đang được sử dụng hay không (không phải chỉ là vỏ bọc)
- Địa chỉ đăng ký và địa chỉ làm việc thực tế có trùng nhau hay không
Những năm gần đây, Cục Xuất nhập cảnh có thể kiểm tra thực tế đột xuất (実態調査). Nếu phát hiện văn phòng trống không, không có nhân viên, không có dấu vết hoạt động kinh doanh, khả năng bị từ chối gia hạn là rất cao.
4. Mức độ tham gia thực tế của người quản lý
Với tư cách là người quản lý, bạn có đang thực sự điều hành công ty này không?
- Bạn có đang cư trú tại Nhật không (nếu thường xuyên ở ngoài Nhật thì sẽ có vấn đề)
- Bạn có hoạt động quản lý kinh doanh cụ thể hay không, như họp, ký hợp đồng, ra quyết định
- Bạn có chỉ đứng tên trên danh nghĩa, còn người khác mới là người thực sự vận hành hay không
Nếu lỗ liên tiếp thì sao?
Bị lỗ không đồng nghĩa chắc chắn bị từ chối, nhưng lỗ liên tiếp, đặc biệt từ 2 năm trở lên, chắc chắn sẽ khiến Cục Xuất nhập cảnh chú ý.
Cách xử lý: nộp thêm một kế hoạch cải thiện kinh doanh (事業改善計画書), trong đó bao gồm:
- Phân tích nguyên nhân thua lỗ, với giải thích hợp lý như đầu tư giai đoạn khởi nghiệp, ảnh hưởng dịch bệnh, v.v.
- Biện pháp cải thiện cụ thể như tìm khách hàng mới, cắt giảm chi phí, triển khai mảng kinh doanh mới
- Dự báo thu chi trong 1 đến 2 năm tới, phải thực tế chứ không nên vẽ quá đẹp
- Nếu có dữ liệu cho thấy vài tháng gần đây kết quả kinh doanh đang cải thiện, nhất định nên đính kèm
Cục Xuất nhập cảnh muốn thấy rằng dù hiện tại đang lỗ, bạn vẫn có kế hoạch và hành động rõ ràng để cải thiện. Nếu bạn chỉ nộp báo cáo quyết toán thua lỗ mà không có bất kỳ giải trình nào, xác suất bị từ chối sẽ tăng mạnh.
Để xem thêm các trường hợp bị từ chối, tham khảo: Các lý do thường gặp khiến visa Kinh doanh Quản lý bị từ chối và cách xử lý
Mốc thời gian gia hạn và khuyến nghị thực tiễn
Nên bắt đầu chuẩn bị từ khi nào?
Bạn có thể nộp hồ sơ gia hạn từ 3 tháng trước ngày hết hạn lưu trú. Khuyến nghị như sau:
- Trước hạn 4 tháng: bắt đầu thu thập hồ sơ, liên hệ kế toán thuế để chuẩn bị quyết toán
- Trước hạn 3 tháng: nộp hồ sơ
- Trước hạn 1 tháng: nếu vẫn chưa có kết quả thì liên hệ Cục Xuất nhập cảnh để xác nhận tiến độ
Thời gian xét duyệt
- Thông thường khoảng 2 tuần đến 2 tháng
- Nếu hồ sơ đầy đủ và tình hình kinh doanh tốt, có thể được duyệt trong 2 đến 4 tuần
- Nếu bị yêu cầu nộp bổ sung, thời gian có thể kéo dài thêm hơn 1 tháng
Nếu nhận được yêu cầu nộp bổ sung (資料提出通知書) thì phải làm gì?
Việc nhận yêu cầu bổ sung từ Cục Xuất nhập cảnh là bình thường, không cần hoảng.
- Đọc kỹ thông báo để xác nhận chính xác nội dung được yêu cầu
- Nộp trong thời hạn chỉ định, thường là 2 tuần đến 1 tháng
- Nếu không kịp chuẩn bị, có thể nộp trước một phần kèm thư giải thích và xin gia hạn
- Nội dung bổ sung thường xoay quanh: giải thích thêm về kết quả kinh doanh, chứng minh đã nộp thuế và bảo hiểm xã hội, ảnh văn phòng, v.v.
Các lý do thường gặp khiến gia hạn bị từ chối
- Thiếu thực chất trong hoạt động kinh doanh: doanh thu quá thấp, không có khách hàng, không có hoạt động thực tế
- Chưa nộp thuế hoặc bảo hiểm xã hội: đặc biệt là chưa tham gia bảo hiểm xã hội (厚生年金)
- Tình trạng văn phòng không phù hợp thực tế: dùng văn phòng ảo, để trống lâu dài
- Ở ngoài Nhật quá lâu: dành phần lớn thời gian trong năm ở nước ngoài
- Hồ sơ thiếu hoặc mâu thuẫn: số liệu quyết toán không khớp với tài liệu khác
- Lỗ liên tiếp mà không có kế hoạch cải thiện: không cho thấy khả năng tiếp tục kinh doanh
Nếu bị từ chối thì sao?
- Sau khi nhận thông báo không được chấp thuận, bạn có thể đến Cục Xuất nhập cảnh để nghe lý do từ chối
- Sau khi khắc phục theo lý do đó, bạn có thể nộp lại hồ sơ, nhưng phải còn trong thời hạn lưu trú
- Nếu thời hạn lưu trú đã hết thì sẽ trở thành lưu trú bất hợp pháp, vì vậy nhất định phải nộp hồ sơ gia hạn trước ngày hết hạn
Khuyến nghị lập kế hoạch trong giai đoạn chuyển tiếp: những việc nên bắt đầu ngay từ bây giờ
Tháng 10/2028 nhìn thì có vẻ còn xa, nhưng từng việc dưới đây đều cần thời gian. Nên lập kế hoạch theo mốc như sau:
Trong năm 2026: thi JLPT N2
Đây là hạng mục tốn thời gian nhất. JLPT được tổ chức hai lần mỗi năm, vào tháng 7 và tháng 12.
- Nếu hiện tại bạn đang ở trình độ N3: nên bắt đầu ôn từ năm 2026 để cố gắng đỗ N2 vào kỳ tháng 7 hoặc tháng 12 năm 2027
- Nếu hiện tại bạn bắt đầu từ con số 0: nên học tiếng Nhật ngay bây giờ, vì có thể phải đến năm 2028 mới đạt N2
- Đừng chờ đến sát hạn: nếu trượt kỳ tháng 7/2028, bạn vẫn còn cơ hội thi lại vào tháng 12
Giai đoạn 2026 đến 2027: bắt đầu lên kế hoạch tăng vốn
Tăng vốn từ 5 triệu lên 30 triệu yên không chỉ là vấn đề tiền:
- Huy động vốn: vốn tự có, vay ngân hàng, chuyển tiền từ nước ngoài, và cần lưu ý phần giải trình nguồn tiền
- Thủ tục tăng vốn: nghị quyết đại hội cổ đông → đăng ký thay đổi tại Văn phòng Pháp vụ → xác nhận tiền vào tài khoản ngân hàng
- Ước tính thời gian: thủ tục tự thân mất 1 đến 2 tháng, nhưng việc chuẩn bị nguồn vốn có thể cần lâu hơn
- Nên hoàn tất tăng vốn trước nửa cuối năm 2027
Trong năm 2027: tuyển nhân viên toàn thời gian
Nếu hiện tại công ty của bạn chỉ có một mình bạn, thì theo tiêu chuẩn mới bạn bắt buộc phải tuyển nhân viên toàn thời gian:
- Tuyển người → ký hợp đồng lao động → tham gia bảo hiểm xã hội → vận hành ổn định
- Nên hoàn tất tuyển dụng chậm nhất vào đầu năm 2028 để Cục Xuất nhập cảnh thấy được thành tích tuyển dụng ổn định
- Nhân viên toàn thời gian phải là người Nhật hoặc thường trú nhân
Nửa đầu năm 2028: thẩm định kế hoạch kinh doanh bởi chuyên gia
Theo tiêu chuẩn mới, kế hoạch kinh doanh phải được chuyên gia được chỉ định thẩm định. Khuyến nghị:
- Bắt đầu chuẩn bị hoặc cập nhật kế hoạch kinh doanh từ đầu năm 2028
- Liên hệ chuyên gia thẩm định do Cục Xuất nhập cảnh chỉ định để đặt lịch
- Quá trình thẩm định thường mất 1 đến 3 tháng
- Về cách viết kế hoạch kinh doanh, tham khảo: Hướng dẫn viết kế hoạch kinh doanh
Bảng tổng hợp kế hoạch trong giai đoạn chuyển tiếp
| Thời gian | Hành động | Ghi chú |
|---|---|---|
| Trong năm 2026 | Bắt đầu ôn JLPT N2 | Kỳ thi tổ chức tháng 7 và tháng 12 hằng năm |
| Giai đoạn 2026 đến 2027 | Lập kế hoạch và thực hiện tăng vốn lên 30 triệu | Huy động vốn + đăng ký thay đổi tại Văn phòng Pháp vụ |
| Trong năm 2027 | Tuyển nhân viên toàn thời gian | Tham gia bảo hiểm xã hội, ổn định vận hành |
| Nửa đầu năm 2028 | Hoàn tất thẩm định kế hoạch kinh doanh bởi chuyên gia | Liên hệ chuyên gia được chỉ định |
| Trước tháng 10/2028 | Hoàn thiện toàn bộ điều kiện theo tiêu chuẩn mới | Không nên để đến phút cuối |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Q1: Công ty đang lỗ thì vẫn gia hạn được không?
Được, nhưng cần chuẩn bị kỹ. Việc lỗ trong một năm là khá phổ biến ở giai đoạn đầu khởi nghiệp, và Cục Xuất nhập cảnh hiểu điều đó. Vấn đề then chốt là bạn có giải thích được nguyên nhân thua lỗ và kế hoạch cải thiện hay không. Nếu lỗ liên tiếp trên 2 năm và không thấy dấu hiệu cải thiện thì sẽ khá rủi ro. Bạn nên nộp thêm một bản kế hoạch cải thiện kinh doanh bên cạnh hồ sơ quyết toán.
Q2: Trong thời gian chờ xét gia hạn có thể xuất cảnh không?
Có thể. Chỉ cần thẻ cư trú của bạn vẫn còn hiệu lực thì việc xuất nhập cảnh bình thường không có vấn đề. Tuy nhiên cần lưu ý:
- Nên mang theo phiếu tiếp nhận hồ sơ gia hạn (受付票)
- Nếu Cục Xuất nhập cảnh yêu cầu bạn có mặt để giải trình hoặc phỏng vấn thì phải có thể quay lại Nhật kịp thời
- Nếu đã hết hạn lưu trú mà vẫn chưa có kết quả, bạn vẫn có thể lưu trú hợp pháp trong thời gian đặc lệ nhờ phiếu tiếp nhận, nhưng không nên xuất cảnh dài ngày
Q3: Đã hết hạn lưu trú mà hồ sơ gia hạn vẫn chưa được duyệt thì sao?
Chỉ cần bạn đã nộp hồ sơ gia hạn trước ngày hết hạn lưu trú, bạn sẽ bước vào thời gian đặc lệ. Trong tối đa 2 tháng sau ngày hết hạn lưu trú, tư cách lưu trú của bạn được xem như vẫn còn hiệu lực. Mặt sau thẻ cư trú sẽ được đóng dấu xác nhận. Trong thời gian này bạn vẫn có thể sinh hoạt và làm việc bình thường, nhưng tốt nhất không nên xuất cảnh.
Q4: Lần trước tôi chỉ được 1 năm, lần này có thể được 3 năm không?
Có khả năng. Cục Xuất nhập cảnh sẽ đánh giá tổng hợp để quyết định thời hạn lưu trú, chủ yếu dựa vào:
- Tình hình kinh doanh có ổn định hay không, như có lợi nhuận và hoạt động liên tục
- Việc nộp thuế và tham gia bảo hiểm xã hội có tuân thủ hay không
- Có tiền sử vi phạm pháp luật hay không
- Tình trạng cư trú tại Nhật ra sao
Thông thường, nếu doanh nghiệp vận hành ổn định từ 2 đến 3 năm trở lên và không có vấn đề bất lợi, bạn có cơ hội nhận thời hạn lưu trú 3 năm hoặc 5 năm.
Q5: Nhân viên nghỉ việc rồi thì gia hạn thế nào?
Nếu còn trong giai đoạn chuyển tiếp, tức trước tháng 10/2028, việc có nhân viên toàn thời gian chưa phải điều kiện bắt buộc, nên ảnh hưởng không lớn. Nhưng sau tháng 10/2028, nhân viên toàn thời gian là điều kiện bắt buộc; nếu tại thời điểm gia hạn không có nhân viên toàn thời gian thì bạn sẽ không đáp ứng tiêu chuẩn mới.
Cách xử lý: nhanh chóng tuyển bổ sung. Nếu nhân viên nghỉ sau khi bạn đã nộp hồ sơ gia hạn, có thể nộp thêm bản giải trình và kế hoạch tuyển dụng cho Cục Xuất nhập cảnh.
Q6: Tôi có cần thuê hành chính thư sĩ (行政書士) không?
Không bắt buộc, nhưng rất nên cân nhắc. Lý do:
- Hành chính thư sĩ am hiểu yêu cầu và cách xét duyệt của Cục Xuất nhập cảnh, có thể giúp bạn tránh lỗi thiếu hồ sơ hoặc sai hình thức
- Hồ sơ của カテゴリー4 rất nhiều, nếu tự chuẩn bị dễ bị sót
- Nếu tình hình kinh doanh không tốt, chẳng hạn đang lỗ, hành chính thư sĩ có thể giúp bạn chuẩn bị tài liệu giải trình thuyết phục hơn
- Chi phí thường khoảng 100.000 đến 200.000 yên, việc có đáng hay không thì bạn tự cân nhắc
Q7: Trong giai đoạn chuyển tiếp, khi gia hạn Cục Xuất nhập cảnh có yêu cầu trước hồ sơ theo tiêu chuẩn mới không?
Về nguyên tắc là không. Trong giai đoạn chuyển tiếp, việc gia hạn vẫn được xét theo tiêu chuẩn cũ. Tuy nhiên, Cục Xuất nhập cảnh có quyền yêu cầu nộp thêm tài liệu, và trên thực tế không loại trừ khả năng họ sẽ hỏi mang tính “định hướng” về mức độ chuẩn bị của bạn đối với tiêu chuẩn mới. Dù thế nào đi nữa, về mặt pháp lý, trước tháng 10/2028 bạn không bắt buộc phải đáp ứng tiêu chuẩn mới.
Q8: Tôi có nhiều công ty, có cần nộp hồ sơ của tất cả không?
Về nguyên tắc, bạn cần nộp tài liệu kinh doanh của công ty chính mà bạn tham gia với tư cách người quản lý, chẳng hạn đại diện giám đốc. Nếu bạn có nhiều công ty, nên giải thích rõ toàn bộ tình hình, nhưng hồ sơ trọng tâm vẫn xoay quanh công ty gắn với visa.
Q9: Quyết toán vẫn chưa xong, tôi có thể nộp hồ sơ trước không?
Có thể nộp trước những tài liệu đã có, rồi bổ sung hồ sơ quyết toán sau. Tuy nhiên, khi nộp ban đầu bạn nên kèm một thư giải thích rằng quá trình quyết toán vẫn đang được thực hiện và nêu rõ thời điểm dự kiến hoàn thành. Thông thường Cục Xuất nhập cảnh sẽ cho bạn thời gian để bổ sung.
Q10: Nếu bị từ chối gia hạn thì bao lâu sau có thể nộp lại?
Pháp luật không quy định thời gian chờ bắt buộc, nên về lý thuyết bạn có thể nộp lại ngay. Tuy nhiên, khi nộp lại bạn phải khắc phục đúng lý do bị từ chối, nếu không thì khả năng bị từ chối lần nữa là rất cao. Ngoài ra cũng cần lưu ý: nếu thời hạn lưu trú đã hết và bạn không có tư cách lưu trú hợp pháp khác, bạn sẽ không thể tiếp tục ở lại Nhật.
Sử dụng công cụ danh sách hồ sơ của chúng tôi
Nếu bạn thấy quá nhiều giấy tờ và khó nhớ hết, hãy thử bản danh sách tương tác của chúng tôi:
→ Bản danh sách hồ sơ tương tác — nhập tình trạng của bạn để hệ thống tự động tạo danh sách giấy tờ cần chuẩn bị
Bài viết liên quan
- Hướng dẫn đầy đủ về visa Kinh doanh Quản lý (tiêu chuẩn mới từ tháng 10/2025)
- Phân tích đầy đủ điều kiện xin visa Kinh doanh Quản lý
- Hướng dẫn viết kế hoạch kinh doanh
- Các lý do thường gặp khiến visa Kinh doanh Quản lý bị từ chối và cách xử lý
- Hướng dẫn đầy đủ quy trình thành lập công ty tại Nhật
- Hướng dẫn thay đổi visa
Thông tin trong bài được tổng hợp dựa trên tài liệu công khai của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản cùng tiêu chuẩn mới có hiệu lực từ tháng 10/2025. Chính sách visa có thể thay đổi bất cứ lúc nào, vì vậy hãy luôn lấy thông báo mới nhất của Cục Xuất nhập cảnh làm chuẩn cuối cùng.