Hướng dẫn đầy đủ về visa quản lý kinh doanh năm 2026: Phân tích toàn diện tiêu chuẩn mới từ tháng 10/2025

Tóm tắt trong 1 câu: Từ ngày 16/10/2025, visa quản lý kinh doanh Nhật Bản (経営・管理ビザ) sẽ có đợt cải cách lớn nhất từ trước đến nay: vốn điều lệ tăng từ 5 triệu lên 30 triệu yên, JLPT N2 trở thành điều kiện bắt buộc, phải tuyển nhân viên chính thức, kế hoạch kinh doanh phải được chuyên gia chỉ định thẩm định. Bài viết này sẽ giải thích toàn bộ các điểm quan trọng từ điều kiện, quy trình, chi phí đến những hiểu lầm thường gặp theo tiêu chuẩn mới.

Visa quản lý kinh doanh là gì?

Visa quản lý kinh doanh (経営・管理ビザ), tên chính thức là tư cách lưu trú “Kinh doanh - Quản lý” (在留資格「経営・管理」), là một tư cách lưu trú được quy định trong Luật Xuất nhập cảnh Nhật Bản, cho phép người nước ngoài thực hiện hoạt động điều hành công ty hoặc quản lý doanh nghiệp tại Nhật.

Nói đơn giản: nếu bạn muốn mở công ty ở Nhật và làm chủ, hoặc điều hành doanh nghiệp với tư cách quản lý cấp cao, bạn sẽ cần loại visa này.

Khác gì với các loại visa khác?

Một số loại visa rất dễ bị nhầm lẫn, dưới đây là cách phân biệt ngắn gọn:

Visa Kỹ thuật - Tri thức nhân văn - Nghiệp vụ quốc tế（技術・人文知識・国際業務）: đây là “visa đi làm”, tức bạn là người lao động được tuyển dụng. Ngược lại, với visa quản lý kinh doanh, bạn là người điều hành hoặc quản lý.
Visa nhân lực trình độ cao（高度専門職ビザ）: là loại visa ưu đãi theo hệ thống tính điểm. Tuy cũng có hạng mục liên quan đến quản lý kinh doanh（高度専門職1号ハ）, nhưng điều kiện và cách đánh giá hoàn toàn khác.
Vĩnh trú（永住権）: không bị giới hạn hoạt động, nhưng yêu cầu thời gian cư trú dài hạn. Visa quản lý kinh doanh có thể là một trong những con đường dẫn đến vĩnh trú.
Visa Hoạt động đặc định（特定活動ビザ）: một số địa phương có triển khai “visa chuẩn bị khởi nghiệp” thuộc nhóm này, thường cho thời gian chuẩn bị từ 6 tháng đến 1 năm, sau đó cần chuyển sang visa quản lý kinh doanh.

Điểm cốt lõi cần nhớ: bản chất của visa quản lý kinh doanh là bạn phải thực sự vận hành một doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh thật tại Nhật. Đây không phải visa đầu tư định cư, không phải cứ mua nhà là được, cũng không phải chỉ đứng tên cho có.

Giải thích chi tiết điều kiện nộp hồ sơ

⚠️ Lưu ý quan trọng: Các điều kiện dưới đây dựa trên tiêu chuẩn mới có hiệu lực từ ngày 16/10/2025. Nếu bạn đã nộp hồ sơ trước ngày 16/10/2025 thì vẫn được xét theo tiêu chuẩn cũ. Những người đã có visa quản lý kinh doanh sẽ được hưởng giai đoạn chuyển tiếp 3 năm đến tháng 10/2028 (chi tiết ở phần dưới).

Theo quy định mới nhất của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản, điều kiện xin visa quản lý kinh doanh đã thay đổi rất lớn theo tiêu chuẩn mới từ tháng 10/2025. Mỗi điều kiện đều quan trọng và không thể thiếu.

1. Vốn từ 30 triệu yên trở lên

Đây là thay đổi lớn nhất trong tiêu chuẩn mới. Cơ chế cũ là “vốn 5 triệu yên hoặc tuyển 2 nhân viên chính thức” đã bị bãi bỏ hoàn toàn.

Tiêu chuẩn mới yêu cầu:

Phải góp ít nhất 30 triệu yên vốn (資本金), không có phương án thay thế.
Đây là ngưỡng bắt buộc, và tồn tại song song với yêu cầu về nhân viên chính thức (không phải chọn một trong hai, mà phải đáp ứng cả hai).

Một số điểm cần lưu ý:

30 triệu yên là số tiền thực tế được góp vào, không chỉ là khái niệm vốn đăng ký trên giấy tờ. Cục xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra nguồn tiền, nên bạn cần chứng minh số tiền này có nguồn gốc hợp pháp.
Tiền phải được chuyển thực tế vào tài khoản ngân hàng tại Nhật. Về lý thuyết, tiền vay cũng có thể được chấp nhận, nhưng bạn phải giải thích hợp lý về nguồn tiền và kế hoạch trả nợ. Với khoản vay 30 triệu yên, việc xem xét khả năng trả nợ sẽ nghiêm ngặt hơn rất nhiều so với trước.
Không nên rút vốn ngay sau khi thành lập công ty. Cục xuất nhập cảnh kiểm tra rất chặt các trường hợp “見せ金” (tiền chỉ để làm đẹp hồ sơ).
So với mức 5 triệu yên trước đây, đây là mức tăng gấp 6 lần. Chỉ riêng điều này đã đẩy ngưỡng visa quản lý kinh doanh từ mức “khởi nghiệp vốn nhỏ” lên thành “đầu tư thật bằng tiền thật”.

2. Nhân viên chính thức: bắt buộc phải tuyển dụng (yêu cầu bắt buộc mới)

Theo quy định cũ, tuyển nhân viên chính thức chỉ là “phương án thay thế” cho yêu cầu về vốn. Theo tiêu chuẩn mới, đây là một điều kiện độc lập bắt buộc.

Phải tuyển nhân viên chính thức (常勤職員) là người Nhật hoặc người có tư cách vĩnh trú.
Nhân viên phải là lao động toàn thời gian, không phải bán thời gian, và có hợp đồng lao động chính thức.
Hiện tại, tiêu chuẩn mới chưa quy định rõ số lượng tối thiểu, nhưng quy mô tuyển dụng phải tương xứng với quy mô của kế hoạch kinh doanh. Cục xuất nhập cảnh sẽ xem xét liệu kế hoạch kinh doanh và bố trí nhân sự thực tế có hợp lý hay không.

Khuyến nghị thực tế: nên tuyển ít nhất 1 đến 2 nhân viên chính thức, và bảo đảm nội dung công việc của họ thực sự liên quan đến hoạt động của công ty. Cục xuất nhập cảnh sẽ không chấp nhận kiểu “tuyển đại một người cho đủ điều kiện”.

3. Yêu cầu về văn phòng: phải có địa điểm làm việc thực tế

Điều này về cơ bản không khác nhiều so với trước đây. Visa quản lý kinh doanh yêu cầu doanh nghiệp của bạn phải có địa điểm kinh doanh thực tế (事業所). Cục xuất nhập cảnh xem xét điểm này rất kỹ.

Yêu cầu cơ bản:

Phải có không gian độc lập, chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh. Không được sử dụng lẫn hoàn toàn với nhà ở.
Cần có hợp đồng thuê chính thức dùng cho mục đích kinh doanh (賃貸借契約書). Trên hợp đồng phải ghi rõ mục đích sử dụng là kinh doanh hoặc văn phòng.
Có lối vào riêng, hòm thư riêng và có thể gắn biển công ty（看板）.

Những gì không được chấp nhận:

Văn phòng ảo（バーチャルオフィス）: loại chỉ cung cấp địa chỉ và dịch vụ chuyển tiếp điện thoại về cơ bản không được công nhận.
Không gian làm việc chung / coworking（コワーキングスペース）: là vùng xám. Nếu bạn có khu vực riêng, có thể khóa, và hợp đồng ghi rõ đó là khu vực sử dụng riêng, thì đã có trường hợp được chấp nhận. Nhưng chỉ thuê chỗ ngồi mở trong không gian chung thì là không đủ.
Nhà ở kiêm văn phòng: nếu có thể tách biệt vật lý rõ ràng (phòng riêng, lối vào riêng), và hợp đồng thuê cho phép sử dụng vào mục đích kinh doanh, thì có thể được chấp nhận. Tuy nhiên, cần chuẩn bị hồ sơ và giải trình rất cẩn thận.

Khuyến nghị thực tế: nếu ngân sách cho phép, thuê một văn phòng nhỏ theo cách thông thường vẫn là lựa chọn an toàn nhất. Ở Tokyo, tiền thuê một văn phòng nhỏ thường khoảng 50.000 đến 150.000 yên/tháng, tùy khu vực và diện tích. Khoản này đáng để bỏ ra vì thực tế có không ít hồ sơ bị từ chối do vấn đề văn phòng.

4. Tính xác thực và khả thi của hoạt động kinh doanh + cơ chế thẩm định chuyên gia (mới)

Cục xuất nhập cảnh sẽ không chỉ nhìn vào việc bạn có tiền và có văn phòng rồi chấp thuận. Họ cần xác nhận rằng hoạt động kinh doanh của bạn thực sự tồn tại và có khả năng duy trì.

Theo tiêu chuẩn mới, việc xét duyệt kế hoạch kinh doanh có thêm một bước quan trọng: cơ chế thẩm định chuyên gia chỉ định (事業計画書専門家評価).

Kế hoạch kinh doanh của bạn, trước khi nộp lên Cục xuất nhập cảnh, phải được chuyên gia do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú chỉ định thẩm định trước.
Chuyên gia sẽ xem xét tính hợp lý của kế hoạch, tính khả thi, độ hợp lý của dự báo tài chính và lập văn bản ý kiến thẩm định.
Điều này có nghĩa là thời kỳ “viết đại một bản kế hoạch rồi nộp” đã chấm dứt hoàn toàn. Kế hoạch kinh doanh của bạn phải chịu được sự xem xét ở cấp độ chuyên môn.

Bản thân kế hoạch kinh doanh vẫn cần thể hiện rõ:

Bạn định làm gì: sản phẩm hoặc dịch vụ là gì, giải quyết vấn đề gì, khách hàng mục tiêu là ai.
Bạn kiếm tiền bằng cách nào: mô hình kinh doanh, chiến lược giá, kênh bán hàng.
Các con số cụ thể: dự báo doanh thu từ năm 1 đến năm 3, chi tiết chi phí, điểm hòa vốn. Không cần chính xác tuyệt đối, nhưng phải hợp lý. Đặc biệt hiện nay có bước thẩm định chuyên gia, số liệu quá vô lý sẽ bị loại ngay.
Lợi thế của bạn là gì: vì sao chính bạn là người phù hợp để làm mô hình này? Bạn có nguồn lực, kinh nghiệm, quan hệ gì?
Có căn cứ kiểm chứng: dữ liệu thị trường, báo cáo ngành, hợp đồng đã ký, khách hàng tiềm năng có xác nhận, v.v.

Tác động trong thực tế: bước thẩm định chuyên gia sẽ làm tăng thời gian và chi phí nộp hồ sơ. Bạn nên bắt đầu chuẩn bị kế hoạch kinh doanh trước 2 đến 3 tháng, và có thể cân nhắc nhờ luật sư hành chính（行政書士）hoặc chuyên gia tư vấn doanh nghiệp vừa và nhỏ kiểm tra trước khi đưa đi thẩm định.

Về cách viết chi tiết kế hoạch kinh doanh, chúng tôi có bài chuyên đề phân tích sâu hơn.

5. Năng lực của chính người điều hành (tiêu chuẩn mới siết chặt)

Theo quy định cũ, visa quản lý kinh doanh không có yêu cầu bắt buộc về bằng cấp hay kinh nghiệm làm việc của đương đơn. Tiêu chuẩn mới đã thay đổi hoàn toàn điểm này.

Yêu cầu mới (phải đáp ứng một trong các điều kiện sau):

Có bằng thạc sĩ（修士）hoặc tiến sĩ（博士）; hoặc
Có trên 3 năm kinh nghiệm điều hành, quản lý doanh nghiệp.

Điều đó có nghĩa là sinh viên vừa tốt nghiệp đại học, hoặc người đi làm phổ thông không có kinh nghiệm quản lý, về cơ bản sẽ không còn dễ dàng xin trực tiếp visa quản lý kinh doanh nữa. Bạn phải hoặc có học vị cao, hoặc có kinh nghiệm quản lý thực tế.

Một số điểm cần lưu ý:

Kinh nghiệm quản lý doanh nghiệp cần có tài liệu chứng minh tương ứng (giấy xác nhận công tác, hồ sơ đăng ký công ty, giấy tờ nộp thuế, v.v.).
Bằng cấp cần được phía Nhật công nhận. Bằng cấp ở nước ngoài có thể cần làm thủ tục xác nhận học lực.
Không có tiền án và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế vẫn là điều kiện cơ bản. Nếu bạn đang ở Nhật và trước đây từng chậm nộp thuế, bảo hiểm xã hội, v.v., hãy xử lý dứt điểm trước khi nộp.

6. Năng lực tiếng Nhật: JLPT N2 là điều kiện bắt buộc (mới)

Đây là một trong những thay đổi gây tranh luận nhiều nhất trong tiêu chuẩn mới. Theo quy định cũ, visa quản lý kinh doanh hoàn toàn không yêu cầu năng lực tiếng Nhật. Từ tháng 10/2025, JLPT N2 trở thành điều kiện nộp hồ sơ bắt buộc.

Bạn phải có chứng chỉ đỗ Kỳ thi năng lực tiếng Nhật（JLPT）từ N2 trở lên.
Nếu không có chứng chỉ N2 hoặc cao hơn, hồ sơ sẽ không được tiếp nhận.

Tác động thực tế:

Nếu nền tảng tiếng Nhật của bạn còn yếu, điều này có thể đồng nghĩa với việc bạn phải dành 1 đến 2 năm để học tiếng Nhật và thi đỗ N2 trước khi bước vào quy trình nộp hồ sơ.
Kỳ thi JLPT mỗi năm chỉ tổ chức 2 lần (tháng 7 và tháng 12), mà số chỗ thi ở một số khu vực khá căng, nên cần lên kế hoạch sớm.
Với những doanh nhân người Việt đã sống ở Nhật nhiều năm nhưng chưa từng thi JLPT, đây là lúc cần nghiêm túc với kỳ thi tiếng Nhật.

7. Tổng quan tiêu chuẩn mới từ tháng 10/2025 và giai đoạn chuyển tiếp

Các thay đổi cốt lõi có hiệu lực từ ngày 16/10/2025:

Hạng mục	Tiêu chuẩn cũ	Tiêu chuẩn mới (từ 16/10/2025)
Vốn	5 triệu yên (hoặc tuyển 2 nhân viên chính thức)	30 triệu yên (không có phương án thay thế)
Nhân viên chính thức	Chỉ là điều kiện thay thế cho vốn	Bắt buộc phải tuyển (song song với yêu cầu về vốn)
Năng lực tiếng Nhật	Không có yêu cầu bắt buộc	Bắt buộc JLPT N2 trở lên
Kinh nghiệm điều hành	Không có yêu cầu bắt buộc	Bằng thạc sĩ/tiến sĩ hoặc trên 3 năm kinh nghiệm quản lý
Kế hoạch kinh doanh	Tự chuẩn bị và nộp	Phải được chuyên gia chỉ định thẩm định trước khi nộp

Giai đoạn chuyển tiếp (quan trọng):

Hồ sơ nộp trước ngày 16/10/2025: vẫn được xét theo tiêu chuẩn cũ, không bị ảnh hưởng bởi quy định mới.
Người đã có visa quản lý kinh doanh: được hưởng giai đoạn chuyển tiếp 3 năm đến tháng 10/2028. Trong giai đoạn này, việc gia hạn vẫn có thể được xét theo tiêu chuẩn cũ. Nhưng từ sau tháng 10/2028, việc gia hạn sẽ áp dụng hoàn toàn theo tiêu chuẩn mới.
Điều này có nghĩa là nếu hiện tại bạn đang có visa quản lý kinh doanh, bạn có khoảng 3 năm để điều chỉnh: tăng vốn, thi N2, tuyển nhân viên chính thức, v.v. Đừng để đến phút cuối.

Khuyến nghị thực tế: nếu bạn đang cân nhắc nộp hồ sơ visa quản lý kinh doanh, hãy chuẩn bị ngay từ bây giờ theo tiêu chuẩn mới. Vốn 30 triệu yên, chứng chỉ tiếng Nhật N2, kinh nghiệm quản lý hoặc học vị cao, mỗi điều kiện đều cần thời gian để chuẩn bị. Càng bắt đầu sớm càng tốt.

Dòng thời gian quy trình nộp hồ sơ: từ lúc quyết định đến lúc có visa

Tổng thời gian cần thiết sẽ khác nhau khá nhiều tùy từng trường hợp cá nhân, nhưng dưới đây là mốc tham khảo khá điển hình. Ví dụ với trường hợp đang ở nước ngoài và lần đầu sang Nhật để khởi nghiệp:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị ban đầu (2 đến 6 tháng)

Xác định nội dung kinh doanh và mô hình kinh doanh
Nghiên cứu thị trường Nhật Bản, chuẩn bị bản nháp kế hoạch kinh doanh
Xác nhận nguồn tiền, chuẩn bị hồ sơ chứng minh 30 triệu yên
Xác nhận điều kiện cá nhân (chuẩn bị hồ sơ chứng minh học lực hoặc kinh nghiệm quản lý)
Xác nhận đã có chứng chỉ JLPT N2 (nếu chưa có thì cần thi trước)
Ủy thác cho luật sư hành chính（行政書士）và/hoặc tư pháp thư sĩ（司法書士）
Nộp kế hoạch kinh doanh cho chuyên gia chỉ định thẩm định (bước này có thể mất vài tuần)

Giai đoạn 2: Thành lập công ty (2 đến 4 tuần)

Chốt tên công ty, địa chỉ (cần bảo đảm trước địa điểm văn phòng)
Soạn điều lệ công ty（定款）, công chứng điều lệ（公証役場での定款認証）
Chuyển tiền vốn
Đăng ký pháp nhân tại Cục Pháp vụ（法務局）(法人登記)
Nhận bản sao đăng ký pháp nhân（登記事項証明書）, công ty chính thức được thành lập
Bắt đầu tuyển nhân viên chính thức

Lưu ý: nếu đương đơn đang ở nước ngoài, thông thường sẽ cần có một người hỗ trợ ở Nhật để xử lý các thủ tục thực địa, hoặc ủy quyền toàn bộ cho chuyên gia. Một số thủ tục có thể thực hiện từ xa bằng giấy ủy quyền（委任状）.

Giai đoạn 3: Nộp hồ sơ visa (1 đến 3 tháng)

Chuẩn bị bộ hồ sơ xin visa (bao gồm văn bản thẩm định của chuyên gia, chứng chỉ N2, giấy tờ chứng minh kinh nghiệm quản lý/học vị và các tài liệu mới khác)
Nộp đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú（在留資格認定証明書交付申請, thường gọi là hồ sơ COE）tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú địa phương（地方出入国在留管理局）có thẩm quyền
Thời gian xét duyệt của cục xuất nhập cảnh: thông thường 1 đến 3 tháng. Theo tiêu chuẩn mới, do có thêm bước thẩm định chuyên gia, thời gian xét thực tế có thể kéo dài hơn
Nếu bị yêu cầu nộp bổ sung tài liệu（追加資料提出）, cần phản hồi kịp thời

Giai đoạn 4: Thủ tục sau khi có COE (2 đến 4 tuần)

Nhận Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)
Gửi COE ra nước ngoài
Xin dán visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản tại địa phương（査証）
Phía lãnh sự thường xử lý trong 1 đến 2 tuần
Nhập cảnh Nhật Bản và nhận thẻ lưu trú（在留カード）tại sân bay

Giai đoạn 5: Thủ tục sau khi nhập cảnh (1 đến 2 tuần)

Làm đăng ký cư trú tại cơ quan hành chính thành phố/quận/huyện（市区町村役場）
Nộp các loại thông báo khai trương kinh doanh tại cơ quan thuế（税務署）
Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp (bước này có thể mất khá lâu)
Chính thức bắt đầu hoạt động

Nếu bạn đã ở Nhật (ví dụ đang có visa du học hoặc visa lao động), thì sẽ làm đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú（在留資格変更許可申請）, bỏ qua bước COE và lãnh sự quán, nhưng thời gian xét duyệt nhìn chung tương tự.

Nhìn tổng thể: từ lúc quyết định khởi nghiệp đến khi nhận thẻ lưu trú và chính thức bắt đầu kinh doanh, trong điều kiện thuận lợi theo tiêu chuẩn mới sẽ mất khoảng 6 đến 12 tháng (nếu còn phải thi N2 hoặc tích lũy kinh nghiệm quản lý thì sẽ lâu hơn).

Tổng quan hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ xin visa quản lý kinh doanh khá nhiều, và sẽ khác nhau tùy từng trường hợp. Ở đây là khung tổng quan để bạn hình dung trước:

Liên quan đến công ty:

Bản sao đăng ký pháp nhân（登記事項証明書）
Bản sao điều lệ công ty（定款）
Hợp đồng thuê văn phòng và ảnh chụp văn phòng
Kế hoạch kinh doanh + văn bản ý kiến thẩm định của chuyên gia chỉ định (mới)
Tài liệu tài chính như dự báo lãi lỗ
Hợp đồng lao động của nhân viên chính thức và giấy tờ chứng minh tư cách lưu trú của họ (mới)

Liên quan đến cá nhân:

Bản sao hộ chiếu
Ảnh thẻ
Sơ yếu lý lịch（履歴書）
Tài liệu chứng minh nguồn tiền (30 triệu yên)
Chứng chỉ đỗ JLPT N2 trở lên (mới)
Giấy tờ học lực (bằng thạc sĩ/tiến sĩ) hoặc tài liệu chứng minh kinh nghiệm quản lý kinh doanh (mới)
Giấy xác nhận công tác hoặc giấy tờ chứng minh quá trình kinh doanh trước đây (nếu có)

Biểu mẫu hồ sơ:

Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (hoặc đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú)
Thư giải trình lý do（申請理由書）

Đây mới chỉ là phần tổng quan. Danh sách đầy đủ các tài liệu và điểm cần lưu ý khi chuẩn bị từng loại giấy tờ, bạn có thể tham khảo công cụ checklist hồ sơ của chúng tôi.

💡 Gợi ý: theo tiêu chuẩn mới, độ phức tạp của hồ sơ tăng mạnh. Đặc biệt là bước thẩm định chuyên gia và việc chứng minh kinh nghiệm quản lý. Bạn nên sớm nhờ luật sư hành chính（行政書士）hỗ trợ chuẩn bị.

Kế hoạch kinh doanh: yếu tố quyết định thành bại của hồ sơ

Nếu trong toàn bộ hồ sơ visa quản lý kinh doanh bạn chỉ có thể làm tốt một việc, thì đó phải là kế hoạch kinh doanh. Theo tiêu chuẩn mới, tầm quan trọng của tài liệu này còn được đẩy lên cao hơn nữa, vì nó không chỉ phải qua vòng xét duyệt của cán bộ cục xuất nhập cảnh, mà trước đó còn phải vượt qua bước thẩm định của chuyên gia chỉ định.

Vì sao lại như vậy?

Cán bộ xét duyệt của cục xuất nhập cảnh mỗi ngày phải xem rất nhiều hồ sơ. Căn cứ quan trọng nhất để họ đánh giá hoạt động kinh doanh của bạn có thật hay không, có khả thi hay không, chính là kế hoạch kinh doanh. Còn theo tiêu chuẩn mới, chuyên gia chỉ định sẽ thẩm định chuyên môn đối với bản kế hoạch này trước cả cục xuất nhập cảnh. Một bản kế hoạch tốt cần:

Nói rõ bạn định làm gì: sản phẩm hoặc dịch vụ là gì, giải quyết vấn đề gì, khách hàng mục tiêu là ai.
Nói rõ bạn kiếm tiền bằng cách nào: mô hình kinh doanh, chiến lược giá, kênh bán hàng.
Nói rõ các con số: dự báo doanh thu từ năm 1 đến năm 3, chi tiết chi phí, điểm hòa vốn. Không cần quá chính xác, nhưng phải hợp lý. Bước thẩm định chuyên gia sẽ tập trung đặc biệt vào phần này.
Nói rõ lợi thế của bạn: vì sao bạn là người phù hợp để làm hoạt động này? Bạn có nguồn lực, kinh nghiệm, mạng lưới gì?
Nói rõ phương án nhân sự: bạn dự định tuyển bao nhiêu nhân viên chính thức, mỗi người phụ trách việc gì, và vì sao bố trí như vậy là hợp lý.
Có căn cứ kiểm chứng: dữ liệu thị trường, báo cáo ngành, hợp đồng đã ký, khách hàng tiềm năng có xác nhận, v.v.

Sai lầm phổ biến: nhiều người viết kế hoạch kinh doanh như viết văn, trình bày rất nhiều về tầm nhìn và triết lý nhưng lại thiếu logic thương mại cụ thể và số liệu tài chính. Cán bộ cục xuất nhập cảnh không phải nhà đầu tư. Họ không cần bị thuyết phục bằng giấc mơ của bạn, mà cần thấy bằng chứng rằng doanh nghiệp này có thể tự nuôi sống chính nó và vận hành bền vững. Theo tiêu chuẩn mới, việc có thêm bước thẩm định chuyên gia càng khiến cách làm “viết tạm cho có” hoàn toàn không còn tác dụng.

Một số điểm thực tế về bước thẩm định chuyên gia:

Danh sách chuyên gia chỉ định do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú công bố, nên nhất định phải xác nhận người bạn chọn có trong danh sách.
Việc thẩm định có thể mất từ 2 đến 4 tuần, nên cần đưa vào kế hoạch thời gian nộp hồ sơ.
Nếu chuyên gia yêu cầu sửa nội dung, bạn sẽ phải chỉnh sửa rồi nộp lại để thẩm định.
Phí thẩm định hiện chưa có mức thống nhất (do cơ chế mới vừa được áp dụng, giá thị trường vẫn đang hình thành), dự kiến vào khoảng 50.000 đến 300.000 yên, với hồ sơ điển hình thường khoảng 100.000 đến 200.000 yên.

Hướng dẫn chi tiết về cách viết kế hoạch kinh doanh sẽ được chúng tôi triển khai trong bài chuyên đề tiếp theo. Nếu bạn đang chuẩn bị gia hạn visa, bạn cũng có thể tham khảo giải thích chi tiết hồ sơ gia hạn.

Ước tính chi phí

Việc thành lập công ty và xin visa quản lý kinh doanh tại Nhật kéo theo khá nhiều khoản chi. Theo tiêu chuẩn mới từ năm 2025, tổng ngân sách đã tăng lên đáng kể. Dưới đây là khoảng chi phí ước tính cho từng hạng mục chính (chỉ để tham khảo, chi phí thực tế sẽ khác tùy khu vực và từng trường hợp):

Chi phí thành lập công ty

Hạng mục	Khoảng chi phí
Công chứng điều lệ（公証費）	Khoảng 30.000 đến 50.000 yên
Thuế đăng ký（登録免許税）	Kabushiki Kaisha: 150.000 yên; Godo Kaisha: 60.000 yên
Khắc con dấu công ty	Khoảng 5.000 đến 20.000 yên
Phí ủy thác tư pháp thư sĩ（司法書士）(nếu thuê)	Khoảng 50.000 đến 150.000 yên

Kabushiki Kaisha vs Godo Kaisha: Godo Kaisha (tương tự LLC) có chi phí thành lập thấp hơn, nhưng về mức độ tin cậy trong giao dịch xã hội thì thường kém hơn Kabushiki Kaisha một chút. Cả hai loại đều có thể xin visa quản lý kinh doanh. Tuy nhiên, xét tới quy mô vốn 30 triệu yên theo tiêu chuẩn mới, việc thành lập Kabushiki Kaisha có thể phù hợp hơn.

Chi phí liên quan đến nộp hồ sơ visa

Hạng mục	Khoảng chi phí
Tem thu nhập（収入印紙）(lệ phí hồ sơ)	4.000 yên (đổi tư cách lưu trú) / miễn phí (xin COE)
Phí ủy thác luật sư hành chính（行政書士）	Khoảng 200.000 đến 500.000 yên (theo tiêu chuẩn mới, hồ sơ phức tạp hơn nên chi phí tăng)
Phí thẩm định kế hoạch kinh doanh bởi chuyên gia	Khoảng 50.000 đến 300.000 yên (mới, điển hình là 100.000 đến 200.000 yên)

Chi phí liên quan đến văn phòng

Hạng mục	Khoảng chi phí
Chi phí ban đầu cho văn phòng (tiền đặt cọc, tiền lễ, phí môi giới, v.v.)	Gấp 3 đến 6 lần tiền thuê tháng
Tiền thuê tháng	Ở Tokyo khoảng 50.000 đến 200.000 yên, thành phố địa phương thường rẻ hơn

Các khoản khác

Hạng mục	Khoảng chi phí
Vốn	Từ 30 triệu yên trở lên (số tiền này đi vào công ty, không phải là chi phí tiêu hết)
Lương nhân viên chính thức (chuẩn bị ban đầu)	200.000 đến 300.000 yên/người/tháng × số người
Phí kế toán thuế（税理士）hàng tháng	Khoảng 20.000 đến 50.000 yên/tháng
Chi phí phát sinh như dịch thuật, công chứng, xác nhận học lực	Khoảng 30.000 đến 100.000 yên

Ước tính sơ bộ: chưa tính vốn, thì từ lúc thành lập công ty đến khi có visa, tổng các loại thủ tục và phí chuyên gia sẽ rơi vào khoảng 500.000 đến 1.200.000 yên (theo tiêu chuẩn mới, tăng lên do có thêm thẩm định chuyên gia và phí luật sư hành chính cao hơn). Cộng thêm vốn 30 triệu yên và chi phí ban đầu cho văn phòng, bạn nên chuẩn bị khoảng 32 đến 34 triệu yên thì sẽ chủ động hơn.

⚠️ Các con số trên chỉ là mức ước tính. Số tiền thực tế cần lấy theo bảng phí của từng cơ quan và đơn vị. Do tiêu chuẩn mới vừa có hiệu lực chưa lâu, một số khoản phí (như phí thẩm định chuyên gia) có thể vẫn đang điều chỉnh theo thị trường. Bạn nên xin báo giá chi tiết từ luật sư hành chính（行政書士）hoặc tư pháp thư sĩ（司法書士）trước khi bắt đầu.

Những hiểu lầm phổ biến và cách tránh

Qua nhiều năm quan sát, dưới đây là các hiểu lầm gặp nhiều nhất. Dưới tiêu chuẩn mới, nhiều cách hiểu cũ lại càng cần phải cập nhật:

Hiểu lầm 1: “Có 30 triệu yên là chắc chắn được visa”

Vốn 30 triệu yên chỉ là một trong nhiều ngưỡng bắt buộc, chứ không phải điều kiện đủ. Theo tiêu chuẩn mới, bạn còn cần tiếng Nhật N2, kinh nghiệm quản lý hoặc học vị cao, nhân viên chính thức, và kế hoạch kinh doanh đã được chuyên gia thẩm định. Tức là phải đáp ứng toàn bộ điều kiện. Chỉ có tiền là hoàn toàn không đủ. Cục xuất nhập cảnh xem trọng việc bạn có thực sự điều hành một doanh nghiệp và có năng lực quản lý hay không.

Hiểu lầm 2: “Văn phòng ảo cũng được”

Phần trên đã nói khá kỹ: văn phòng ảo thuần túy (chỉ cung cấp địa chỉ để đăng ký) về cơ bản không được công nhận. Có một số đơn vị trung gian sẽ nói với bạn rằng “không vấn đề gì”, nhưng tiêu chí xét duyệt của cục xuất nhập cảnh rất rõ. Đừng mạo hiểm ở điểm này.

Hiểu lầm 3: “Lấy visa trước rồi tính xem sẽ kinh doanh gì sau”

Cách nghĩ này dưới tiêu chuẩn mới càng không khả thi. Kế hoạch kinh doanh phải được chuyên gia chỉ định thẩm định trước rồi mới được nộp cho cục xuất nhập cảnh. Khi nộp hồ sơ, bạn phải có nội dung kinh doanh và kế hoạch rất rõ ràng, đã được kiểm chứng. Hơn nữa, sau khi có visa, cục xuất nhập cảnh có thể kiểm tra thực địa. Nếu phát hiện công ty của bạn chỉ là vỏ rỗng, không những việc gia hạn có thể bị từ chối mà còn có thể ảnh hưởng đến các hồ sơ tư cách lưu trú sau này.

Hiểu lầm 4: “Chỉ cần thành lập công ty là đương nhiên sẽ được visa”

Thành lập công ty và xin visa là hai thủ tục hoàn toàn độc lập. Ở Nhật, bất kỳ ai cũng có thể thành lập công ty (kể cả người chưa có tư cách lưu trú), nhưng việc đó không đồng nghĩa với việc bạn có quyền cư trú và điều hành công ty tại Nhật. Việc xét visa áp dụng một bộ tiêu chuẩn khác.

Hiểu lầm 5: “Nhờ một người Nhật đứng tên đại diện là được”

Có người nghĩ rằng chỉ cần nhờ bạn bè người Nhật đứng tên giám đốc đại diện（代表取締役）, còn mình điều hành phía sau là xong. Cách này rủi ro rất cao. Cục xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra ai mới là người thực sự điều hành. Nếu phát hiện người đứng tên và người điều hành thực tế không trùng nhau, không chỉ hồ sơ visa bị từ chối mà còn có thể phát sinh rủi ro pháp lý do khai không trung thực.

Hiểu lầm 6: “Năm đầu lỗ cũng không sao”

Về mặt kinh doanh, việc lỗ trong năm đầu khởi nghiệp là bình thường, và cục xuất nhập cảnh cũng hiểu điều đó. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn lỗ kéo dài và không có xu hướng cải thiện, thì khi gia hạn visa bạn sẽ gặp vấn đề lớn. Theo tiêu chuẩn mới, việc giám sát hoạt động quản lý thực tế chặt hơn, nên bạn cần lập kế hoạch tài chính ngay từ đầu để bảo đảm có con đường đi đến lợi nhuận hợp lý.

Hiểu lầm 7: “Có visa rồi là xong”

Visa quản lý kinh doanh ban đầu thường chỉ được cấp 1 năm. Sau đó phải gia hạn（更新許可申請）, và cục xuất nhập cảnh sẽ xem xét kết quả kinh doanh của cả năm đó. Nếu tình hình kinh doanh kém, thuế và bảo hiểm xã hội không được nộp đúng hạn, hoặc công ty hầu như không có hoạt động, thì việc bị từ chối gia hạn là hoàn toàn có thể. Có visa chỉ mới là điểm khởi đầu. Thử thách thực sự là duy trì hoạt động kinh doanh.

Hiểu lầm 8: “Mẹo theo tiêu chuẩn cũ vẫn dùng được” (mới)

Trên mạng hiện có rất nhiều bài hướng dẫn dựa trên tiêu chuẩn cũ (thời kỳ vốn 5 triệu yên). Dưới tiêu chuẩn mới, các thông tin đó đã lỗi thời nghiêm trọng. Nếu bạn lên kế hoạch theo kiểu “chuẩn bị 5 triệu là đủ” như các bài cũ, rồi đến cửa sổ cục xuất nhập cảnh mới phát hiện không đủ điều kiện, thì lãng phí không chỉ là thời gian. Hãy chắc chắn rằng thông tin bạn đang tham khảo là thông tin sau khi tiêu chuẩn mới tháng 10/2025 có hiệu lực.

FAQ: Giải đáp câu hỏi thường gặp

Q1: Tôi không có bằng cấp và kinh nghiệm làm việc tại Nhật thì có xin được visa quản lý kinh doanh không?

Theo tiêu chuẩn mới thì đã có thay đổi. Hiện nay bạn cần đáp ứng một trong hai điều kiện sau: có bằng thạc sĩ hoặc tiến sĩ, hoặc có trên 3 năm kinh nghiệm quản lý doanh nghiệp. Nếu không đáp ứng cả hai, hiện tại bạn không thể xin trực tiếp visa quản lý kinh doanh. Hướng phù hợp là tích lũy kinh nghiệm quản lý trước hoặc học tiếp lên thạc sĩ.

Q2: Vốn 30 triệu yên có thể đi vay không?

Về nguyên tắc là có thể, nhưng bạn phải giải thích rõ ràng nguồn tiền và quan hệ vay mượn. 30 triệu yên không phải khoản nhỏ, nên cục xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra nguồn tiền rất nghiêm. Nếu vay từ người thân hoặc bạn bè, cần có giấy vay tiền（借用証書）và giấy tờ chứng minh tài chính của người cho vay. Nếu là vay ngân hàng, cần có hợp đồng vay vốn. Điều họ quan tâm nhất là tính hợp pháp và tính xác thực của nguồn tiền, cũng như khả năng trả nợ của bạn.

Q3: Nên chọn Godo Kaisha (LLC) hay Kabushiki Kaisha thì dễ được visa hơn?

Từ góc độ xét duyệt visa thì không có khác biệt bản chất. Cả hai loại hình công ty đều có thể xin visa quản lý kinh doanh. Godo Kaisha có chi phí thành lập thấp hơn và thủ tục đơn giản hơn, nhưng trong môi trường kinh doanh thì Kabushiki Kaisha thường có mức độ nhận diện và độ tin cậy xã hội cao hơn. Xét tới quy mô vốn 30 triệu yên theo tiêu chuẩn mới, việc chọn Kabushiki Kaisha có thể phù hợp hơn với hình ảnh doanh nghiệp của bạn. Nên lựa chọn dựa trên nhu cầu kinh doanh chứ không chỉ nhìn từ góc độ visa.

Q4: Hiện tôi đang ở Nhật với visa du lịch, có thể đổi trực tiếp sang visa quản lý kinh doanh tại Nhật không?

Thông thường là không thể. Về nguyên tắc, visa du lịch (ngắn hạn) không thể đổi sang tư cách lưu trú khác ngay trong nước Nhật. Bạn sẽ cần về nước và xin theo diện COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú). Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp ngoại lệ rất hiếm, nên bạn nên hỏi luật sư hành chính（行政書士）để kiểm tra tình huống cụ thể.

Q5: Visa quản lý kinh doanh có thể làm mọi loại hình kinh doanh không? Có bị giới hạn ngành nghề không?

Phần lớn các hoạt động kinh doanh hợp pháp đều có thể thực hiện. Tuy nhiên, với một số ngành cần giấy phép riêng (ví dụ kinh doanh ăn uống cần giấy phép kinh doanh ăn uống（営業許可）, lữ hành cần đăng ký lữ hành（旅行業登録）, mua bán đồ cũ cần giấy phép kinh doanh đồ cũ（古物商許可）), bạn cần xin giấy phép ngành nghề tương ứng trước hoặc đồng thời với hồ sơ visa. Bản thân visa không giới hạn ngành nghề, nhưng hoạt động kinh doanh phải hợp pháp và tuân thủ quy định.

Q6: Hai vợ chồng có thể cùng xin visa quản lý kinh doanh không?

Nếu là cùng một công ty nhưng cả hai người đều muốn có visa quản lý kinh doanh, thì trên thực tế đây là trường hợp khá khó. Cục xuất nhập cảnh sẽ nghi ngờ liệu một công ty nhỏ mới thành lập có thực sự cần tới hai người quản lý kinh doanh hay không. Cách làm phổ biến là một người xin visa quản lý kinh doanh, người còn lại xin visa gia đình（家族滞在ビザ）. Nếu thực sự có sự phân công hợp lý và quy mô công ty đủ lớn, thì việc cả hai cùng có visa quản lý kinh doanh không phải là hoàn toàn bất khả thi, nhưng cần giải trình rất đầy đủ. Theo tiêu chuẩn mới, cả hai người cũng đều phải đáp ứng riêng yêu cầu về tiếng Nhật N2 và kinh nghiệm quản lý. Bạn nên hỏi luật sư hành chính（行政書士）trước.

Q7: Sau khi có visa quản lý kinh doanh thì bao lâu có thể xin vĩnh trú?

Theo nguyên tắc chung, cần cư trú liên tục tại Nhật trên 10 năm. Tuy nhiên, nếu bạn đạt từ 70 điểm trở lên theo hệ thống chấm điểm nhân lực trình độ cao（高度専門職ポイント制）, thời gian có thể rút xuống còn 3 năm; nếu từ 80 điểm trở lên thì có thể rút xuống còn 1 năm. Người giữ visa quản lý kinh doanh cũng có thể được tính điểm ở hạng mục “quản lý kinh doanh”, nhưng có đạt hay không còn phụ thuộc tổng hợp vào tuổi, thu nhập, bằng cấp, v.v.

Q8: Nếu hồ sơ visa bị từ chối thì phải làm sao? Có thể nộp lại không?

Có thể nộp lại, không bị giới hạn số lần. Nhưng điều quan trọng là phải làm rõ nguyên nhân bị từ chối và cải thiện đúng chỗ. Cục xuất nhập cảnh sẽ không nói chi tiết toàn bộ lý do từ chối, nhưng bạn có thể thông qua luật sư hành chính（行政書士）để nắm được nguyên nhân tương đối. Việc nộp đi nộp lại cùng một bộ hồ sơ mà không thay đổi gì là không có ý nghĩa. Nếu bạn chưa rõ phải cải thiện thế nào, tốt nhất nên nhờ luật sư hành chính có kinh nghiệm hỗ trợ.

Q9: Trong thời gian xét hồ sơ, tôi có cần ở Nhật không?

Nếu bạn nộp từ nước ngoài (theo diện COE), thì trong thời gian xét bạn không cần ở Nhật; người đại diện của bạn (thường là luật sư hành chính（行政書士）) sẽ nộp và theo dõi hồ sơ tại Nhật. Nếu bạn đang nộp hồ sơ đổi tư cách lưu trú trong nước Nhật, thì đương nhiên bạn phải ở Nhật, đồng thời tư cách lưu trú hiện tại của bạn phải còn hiệu lực trong suốt thời gian xét.

Q10: Tôi muốn mở shop online/làm thương mại điện tử, có xin visa quản lý kinh doanh được không?

Có thể. Thương mại điện tử là một hình thức kinh doanh hợp pháp. Nhưng bạn vẫn phải đáp ứng toàn bộ điều kiện cơ bản: văn phòng thực tế, vốn 30 triệu yên, nhân viên chính thức, JLPT N2, kinh nghiệm quản lý hoặc học vị cao, và kế hoạch kinh doanh đã qua thẩm định chuyên gia. Với mô hình kinh doanh hoàn toàn online, cục xuất nhập cảnh có thể kiểm tra kỹ hơn về tính xác thực và quy mô của hoạt động.

Q11: Tôi đã có visa quản lý kinh doanh rồi, trong thời gian chuyển tiếp thì cần làm gì? (mới)

Nếu bạn đã có visa quản lý kinh doanh trước ngày 16/10/2025, bạn sẽ có giai đoạn chuyển tiếp đến tháng 10/2028. Trong thời gian này, việc gia hạn vẫn được xét theo tiêu chuẩn cũ. Tuy nhiên, bạn nên bắt đầu chuẩn bị càng sớm càng tốt: tăng vốn lên 30 triệu yên, thi JLPT N2, bảo đảm có nhân viên chính thức đang làm việc. Đừng đợi đến lúc gia hạn vào năm 2028 mới phát hiện mình không đáp ứng tiêu chuẩn mới. Khi đó, việc gia hạn visa sẽ bị từ chối.

Các bước hành động tiếp theo

Nếu bạn đã đọc đến đây, điều đó có nghĩa là bạn thực sự nghiêm túc với việc khởi nghiệp tại Nhật và xin visa quản lý kinh doanh. Theo tiêu chuẩn mới, ngưỡng đúng là đã tăng rất nhiều, nhưng nếu chuẩn bị đầy đủ thì không phải là không thể vượt qua. Dưới đây là những việc bạn nên làm tiếp theo:

Đánh giá tình trạng hiện tại của mình: bạn đang ở đâu (Nhật hay nước ngoài)? Đang có loại visa nào? Mức độ chuẩn bị tài chính ra sao? Muốn làm loại hình kinh doanh gì? Bằng cấp và kinh nghiệm quản lý của bạn có đáp ứng tiêu chuẩn mới không? Đã có JLPT N2 chưa? Trước hết hãy tự làm rõ những câu hỏi cơ bản này.
Soạn bản nháp kế hoạch kinh doanh: không cần hoàn hảo ngay từ đầu, nhưng càng sớm suy nghĩ về mô hình kinh doanh và dự báo tài chính thì càng tốt. Hãy nhớ rằng theo tiêu chuẩn mới, bản kế hoạch này phải qua thẩm định chuyên gia, nên yêu cầu chất lượng cao hơn trước rất nhiều.
Xác nhận nguồn tiền: nguồn gốc của 30 triệu yên phải rõ ràng và có thể truy vết. Nếu liên quan đến tiền vay, tiền tặng cho, v.v., hãy chuẩn bị trước tài liệu chứng minh.
Chuẩn bị năng lực tiếng Nhật: nếu chưa có JLPT N2, hãy bắt đầu ôn thi ngay. Mỗi năm chỉ có hai cơ hội thi, đừng để lỡ.
Trao đổi với chuyên gia: hãy tìm một luật sư hành chính（行政書士）nắm rõ tiêu chuẩn mới từ tháng 10/2025 để tư vấn ban đầu. Nhiều luật sư hành chính có buổi tư vấn đầu miễn phí hoặc phí thấp. Sự khác biệt giữa tiêu chuẩn cũ và mới là rất lớn, nên cần bảo đảm người tư vấn của bạn hiểu chính sách mới nhất.
Chuẩn bị hồ sơ: dùng công cụ checklist hồ sơ của chúng tôi để xác nhận bạn cần chuẩn bị những giấy tờ nào và bắt đầu thu thập từ sớm.
Đừng vội: theo tiêu chuẩn mới, có nhiều đầu việc cần chuẩn bị hơn. Thay vì vội vàng nộp một bộ hồ sơ chưa chín, tốt hơn là dành thêm vài tháng để làm chắc từng phần. Đậu ngay từ lần đầu sẽ tiết kiệm thời gian và công sức hơn rất nhiều so với việc bị từ chối rồi nộp lại.

Khởi nghiệp vốn dĩ chưa bao giờ là việc dễ, và khởi nghiệp tại một đất nước khác lại càng khó hơn. Tiêu chuẩn mới từ tháng 10/2025 chắc chắn đã nâng ngưỡng visa quản lý kinh doanh lên cao hơn nhiều, nhưng điều đó cũng có nghĩa là sau khi có visa, môi trường cạnh tranh sẽ lành mạnh hơn và những người thực sự nghiêm túc với kinh doanh sẽ có nền tảng tốt hơn để phát triển. Nếu bạn chuẩn bị nghiêm túc, chọn đúng người hỗ trợ chuyên môn và vận hành doanh nghiệp một cách bài bản, visa quản lý kinh doanh vẫn là một con đường khả thi.

Chúc bạn khởi nghiệp thuận lợi. 🚀

Nội dung bài viết này được tổng hợp dựa trên thông tin công khai của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản cùng tiêu chuẩn mới có hiệu lực từ ngày 16/10/2025, chỉ mang tính tham khảo và không phải tư vấn pháp lý. Khi nộp hồ sơ thực tế, vui lòng trao đổi với luật sư hành chính（行政書士）hoặc chuyên gia có đủ tư cách hành nghề.

Cập nhật lần cuối: tháng 3/2026