Hướng Dẫn Toàn Diện Về Bảo Hiểm Xã Hội Nhật Bản: Bảo Hiểm Y Tế, Lương Hưu Và Bảo Hiểm Lao Động Dành Cho Nhà Sáng Lập (Cập nhật 2025)

Khi khởi nghiệp tại Nhật Bản, ngoài đăng ký công ty, visa và thuế, còn có một ngọn núi lớn không thể né tránh: bảo hiểm xã hội (社会保険).

Nhiều nhà sáng lập chỉ sau khi đã lấy được visa Kinh doanh Quản lý và hoàn tất thành lập pháp nhân mới nhận ra mức độ phức tạp của bảo hiểm xã hội vượt xa tưởng tượng: nhiều loại, tỷ lệ đóng cao, thủ tục rườm rà, và còn ảnh hưởng trực tiếp đến gia hạn visa cũng như xin vĩnh trú.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ trong một lần: bảo hiểm xã hội ở Nhật thực chất gồm những gì, phải đóng bao nhiêu, và nhà sáng lập cần đặc biệt lưu ý điều gì.

Toàn Cảnh Bảo Hiểm Xã Hội: Nhà Sáng Lập Cần Tham Gia Những Gì

“Bảo hiểm xã hội” theo nghĩa rộng ở Nhật Bản được chia thành hai nhóm lớn:

Nhóm lớn	Gồm những loại bảo hiểm	Trường hợp áp dụng
Shakai hoken (社会保険) theo nghĩa hẹp	Bảo hiểm y tế + Bảo hiểm lương hưu phúc lợi	Pháp nhân bắt buộc phải tham gia
Rodo hoken (労働保険)	Bảo hiểm tai nạn lao động + Bảo hiểm thất nghiệp	Bắt buộc khi bắt đầu thuê nhân viên

Đã Là Pháp Nhân = Bắt Buộc Tham Gia, Không Có Ngoại Lệ

Đây là điểm mà rất nhiều nhà sáng lập dễ hiểu nhầm nhất: chỉ cần bạn thành lập pháp nhân (Kabushiki Kaisha hoặc Godo Kaisha), bạn bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội, tức bảo hiểm y tế và lương hưu phúc lợi.

Ngay cả khi bạn là “giám đốc một người”, công ty chỉ có một mình bạn, miễn là pháp nhân còn tồn tại và bạn nhận thù lao điều hành từ công ty (役員報酬), công ty đó sẽ được coi là cơ sở kinh doanh thuộc diện áp dụng bắt buộc (強制適用事業所).

✅ Kabushiki Kaisha một người, lương giám đốc 200.000 yên/tháng -> bắt buộc tham gia
✅ Godo Kaisha chỉ có một thành viên đại diện -> bắt buộc tham gia
❌ Hộ kinh doanh cá thể có dưới 5 nhân viên -> không bắt buộc (có thể tham gia tự nguyện)

Hậu quả nếu không tham gia: văn phòng hưu trí có thể gửi yêu cầu khắc phục, và trong trường hợp nghiêm trọng có thể truy thu phí bảo hiểm tối đa 2 năm trước đó, kèm tiền chậm nộp. Quan trọng hơn, cơ quan xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội khi xét gia hạn visa Kinh doanh Quản lý. Trên thực tế, không tham gia gần như đồng nghĩa với nguy cơ bị từ chối.

Bảo Hiểm Lao Động: Phát Sinh Ngay Khi Bạn Thuê Người

Nếu hiện tại bạn chỉ là công ty một người, thường chưa cần đến bảo hiểm lao động. Nhưng một khi bạn tuyển dù chỉ một nhân viên, bao gồm cả lao động bán thời gian nếu đủ điều kiện, bạn sẽ phải tham gia cả bảo hiểm tai nạn lao động và bảo hiểm thất nghiệp.

Cách nhớ đơn giản:

Thành lập pháp nhân -> Bảo hiểm xã hội (bảo hiểm y tế + lương hưu phúc lợi) Thuê người -> Bảo hiểm lao động (tai nạn lao động + thất nghiệp)

Giải Thích Chi Tiết Về Bảo Hiểm Y Tế

Bảo hiểm y tế là trụ cột của hệ thống bảo đảm y tế tại Nhật. Với tư cách là người điều hành pháp nhân, bạn tham gia hệ thống bảo hiểm dành cho người lao động chứ không phải Bảo hiểm Y tế Quốc dân mà hộ kinh doanh cá thể thường tham gia.

Kyokai Kenpo (協会けんぽ) vs Bảo Hiểm Y Tế Quốc Dân (国保)

Hạng mục	Kyokai Kenpo (協会けんぽ)	Bảo hiểm y tế quốc dân (国保)
Đối tượng	Giám đốc và nhân viên của pháp nhân	Hộ kinh doanh cá thể, người không có việc làm…
Đơn vị bảo hiểm	Hiệp hội Bảo hiểm Y tế Toàn quốc	Chính quyền địa phương
Cách xác định mức phí	Theo từng tỉnh/thành, dựa trên khung toàn quốc	Mỗi địa phương tự tính riêng
Chia đôi giữa công ty và người lao động	✅ Công ty chịu một nửa	❌ Tự mình chịu toàn bộ
Người phụ thuộc	✅ Vợ/chồng, con cái tham gia miễn phí	❌ Tính phí theo đầu người
Trợ cấp nghỉ bệnh	✅ Có	❌ Về cơ bản không có

Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng startup sẽ tham gia Kyokai Kenpo (協会けんぽ). Một số ngành cũng có tổ hợp bảo hiểm y tế riêng (健康保険組合), ví dụ tổ hợp bảo hiểm y tế ngành IT vùng Kanto, có thể có mức phí thấp hơn và phúc lợi tốt hơn, nhưng điều kiện tham gia bị giới hạn.

Tỷ Lệ Phí (Tokyo, năm 2025)

Tỷ lệ phí của Kyokai Kenpo thay đổi theo từng địa phương. Tại Tokyo trong năm tài chính 2025, mức xấp xỉ là:

Tỷ lệ phí bảo hiểm y tế: khoảng 9,98% (nếu tính cả bảo hiểm chăm sóc điều dưỡng thì khoảng 11,58%)
Chia đôi chi phí: công ty và cá nhân mỗi bên chịu khoảng 5%

💡 Người tham gia từ 40 tuổi trở lên phải đóng thêm phí bảo hiểm chăm sóc điều dưỡng (介護保険料) khoảng 1,6%, và khoản này cũng được chia đều giữa công ty và cá nhân.

Mức phí được tính theo mức lương chuẩn hàng tháng (標準報酬月額), chứ không tính chính xác theo số lương thực nhận từng yên. Cơ quan hưu trí Nhật Bản công bố bảng mức lương chuẩn hằng năm, chia lương tháng thành 50 bậc, từ bậc 1 là 58.000 yên đến bậc 50 là 1.390.000 yên.

Ví dụ: lương tháng 300.000 yên -> mức lương chuẩn hàng tháng là 300.000 yên -> phí bảo hiểm y tế khoảng 29.940 yên/tháng (tổng cả công ty và cá nhân), phần cá nhân chịu khoảng 14.970 yên.

Chế Độ Người Phụ Thuộc: Gia Đình Có Thể Tham Gia Miễn Phí

Đây là một trong những ưu điểm lớn nhất của Kyokai Kenpo so với Bảo hiểm Y tế Quốc dân. Vợ/chồng và con cái của bạn, nếu đáp ứng các điều kiện sau, có thể tham gia bảo hiểm y tế của bạn với tư cách người phụ thuộc (被扶養者) mà không phải đóng thêm phí:

Thu nhập năm dưới 1,3 triệu yên (nếu trên 60 tuổi hoặc là người khuyết tật thì dưới 1,8 triệu yên)
Sinh hoạt chủ yếu dựa vào thu nhập của người được bảo hiểm
Là người thân trong phạm vi ba đời, như vợ/chồng, con, cha mẹ…

Với những nhà sáng lập đưa gia đình sang Nhật, điều này đồng nghĩa chi phí bảo hiểm y tế cho vợ/chồng và con gần như không phát sinh thêm. Thông tin chi tiết về visa cho gia đình có thể xem tại hướng dẫn visa gia đình phụ thuộc.

Quyền Lợi: Bạn Thực Sự Được Hưởng Những Gì

1. Tự chi trả 30% viện phí

Khi đi khám bệnh, bạn chỉ cần tự thanh toán 30% chi phí y tế (trẻ dưới tuổi tiểu học là 20%, người từ 70-74 tuổi là 20%, từ 75 tuổi trở lên là 10%). 70% còn lại do bảo hiểm chi trả.

2. Chế độ chi phí y tế cao (高額療養費)

Nếu chi phí y tế trong một tháng vượt quá mức trần nhất định, phần vượt trần sẽ được bảo hiểm hoàn lại. Với người có mức lương chuẩn hàng tháng từ 280.000-500.000 yên, mức trần khoảng 80.100 yên + 1% phần chi phí vượt 267.000 yên.

Nói cách khác, dù nhập viện và phẫu thuật tốn 1 triệu yên, số tiền bạn thực trả thực tế cũng chỉ vào khoảng 80.000-90.000 yên. Đây là một trong những lưới an toàn mạnh nhất của bảo hiểm y tế Nhật Bản.

3. Trợ cấp nghỉ bệnh, nghỉ dưỡng thương (傷病手当金)

Nếu vì bệnh hoặc chấn thương mà bạn phải nghỉ làm liên tục từ 4 ngày trở lên, từ ngày thứ 4 bạn có thể nhận 2/3 mức thu nhập tiêu chuẩn theo ngày, tối đa trong 1 năm 6 tháng.

⚠️ Lưu ý: về nguyên tắc, đại diện pháp nhân hay giám đốc công ty không thuộc diện được nhận trợ cấp nghỉ bệnh. Lý do pháp lý là dù bị bệnh, người đại diện vẫn về mặt lý thuyết còn trách nhiệm ra quyết định quản trị. Tuy nhiên, nếu là giám đốc của công ty nhỏ và thực tế hoàn toàn không thể làm việc, trong một số trường hợp vẫn có thể được công nhận. Phần này khá phức tạp, nên trao đổi với chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội (社会保険労務士).

4. Quyền lợi liên quan đến sinh con

Trợ cấp một lần khi sinh con và nuôi con (出産育児一時金): khoảng 500.000 yên cho mỗi lần sinh (tăng từ 420.000 yên lên 500.000 yên từ tháng 4/2023)
Trợ cấp thai sản (出産手当金): 42 ngày trước sinh + 56 ngày sau sinh, bằng 2/3 mức thu nhập tiêu chuẩn theo ngày

Giải Thích Chi Tiết Về Lương Hưu Phúc Lợi

Bảo hiểm lương hưu phúc lợi (厚生年金保険) là “tầng hai” trong hệ thống lương hưu công của Nhật Bản. Tất cả những ai tham gia lương hưu phúc lợi cũng đồng thời tự động tham gia lương hưu quốc dân (国民年金) là “tầng một”, nên khi nhận lương hưu sẽ được cộng cả hai phần.

Tỷ Lệ Phí

Tỷ lệ phí lương hưu phúc lợi: 18,3% (cố định từ tháng 9/2017)
Chia đôi giữa công ty và cá nhân: mỗi bên chịu 9,15%

Khoản này cũng được tính theo mức lương chuẩn hàng tháng. Trần là bậc 650.000 yên (lương tháng từ 635.000 yên trở lên đều tính theo mức 650.000 yên).

Ví dụ: lương tháng 300.000 yên -> phí lương hưu phúc lợi khoảng 54.900 yên/tháng (tổng cả công ty và cá nhân), phần cá nhân chịu khoảng 27.450 yên.

Người Được Bảo Hiểm Loại 1, 2, 3

Hệ thống lương hưu công của Nhật chia toàn bộ cư dân từ 20-59 tuổi thành ba nhóm:

Phân loại	Đối tượng	Cách đóng
Người được bảo hiểm loại 1	Hộ kinh doanh cá thể, freelancer, sinh viên…	Tự đóng lương hưu quốc dân (khoảng 16.980 yên/tháng)
Người được bảo hiểm loại 2	Nhân viên công ty, công chức, giám đốc pháp nhân	Phí lương hưu phúc lợi đã bao gồm cả lương hưu quốc dân
Người được bảo hiểm loại 3	Vợ/chồng phụ thuộc của người thuộc loại 2 (thu nhập năm dưới 1,3 triệu yên)	Không cần đóng, tự động tham gia lương hưu quốc dân

Là giám đốc pháp nhân, bạn thuộc người được bảo hiểm loại 2. Nếu vợ/chồng của bạn có thu nhập dưới 1,3 triệu yên/năm, người đó sẽ tự động trở thành loại 3, không phải đóng đồng nào cho lương hưu, nhưng về sau vẫn có thể nhận lương hưu quốc dân cơ bản.

Sau Này Có Thể Nhận Bao Nhiêu?

Số tiền lương hưu nhận được phụ thuộc vào số năm tham gia và mức đóng. Có thể ước tính sơ bộ như sau:

Lương hưu cơ bản tuổi già (phần lương hưu quốc dân): nếu tham gia đủ 40 năm thì khoảng 816.000 yên/năm (mức đầy đủ năm tài chính 2025)
Lương hưu phúc lợi tuổi già: tính theo mức lương chuẩn bình quân và thời gian tham gia

Công thức gần đúng: lương hưu phúc lợi tuổi già mỗi năm ≈ mức lương chuẩn bình quân hàng tháng × 5,481/1000 × số tháng tham gia

Ví dụ: lương bình quân 300.000 yên/tháng, tham gia 20 năm (240 tháng) -> khoảng 394.632 yên/năm -> cộng với lương hưu cơ bản khoảng 816.000 yên -> tổng khoảng 1,21 triệu yên/năm (khoảng 100.000 yên/tháng).

Nói thẳng, chỉ sống bằng lương hưu thì thường không đủ. Nhưng đây vẫn là lớp bảo đảm nền tảng, và tỷ suất lợi ích của lương hưu phúc lợi cao hơn đáng kể so với lương hưu quốc dân, vì công ty đã trả giúp bạn một nửa.

Hiệp Định An Sinh Xã Hội Nhật - Trung

Nếu bạn là công dân Trung Quốc, điểm này đặc biệt quan trọng.

Nhật Bản và Trung Quốc đã chính thức thực hiện Hiệp định an sinh xã hội Nhật - Trung (日中社会保障協定) từ ngày 1 tháng 9 năm 2019. Nội dung cốt lõi gồm:

Tránh tham gia hai lần: trong thời gian làm việc tại Nhật và tham gia lương hưu của Nhật, bạn có thể được miễn nghĩa vụ đóng bảo hiểm hưu trí tại Trung Quốc (và ngược lại)
Ngoại lệ đối với lao động phái cử: nếu được công ty Trung Quốc cử sang Nhật làm việc và dự kiến trong vòng 5 năm, bạn có thể tiếp tục chỉ tham gia chế độ hưu trí của Trung Quốc và được miễn lương hưu phúc lợi của Nhật
⚠️ Không cộng gộp thời gian tham gia: khác với hiệp định của Nhật với Mỹ hoặc Anh, hiệp định Nhật - Trung hiện không bao gồm cơ chế cộng gộp thời gian đóng lương hưu. Điều đó có nghĩa là nếu bạn đóng ở Nhật dưới 10 năm, về sau sẽ không đủ điều kiện nhận lương hưu Nhật

Với doanh nhân quốc tịch Trung Quốc khởi nghiệp tại Nhật: nếu bạn thành lập pháp nhân tại Nhật và nhận thù lao điều hành, về nguyên tắc bạn được xem là làm việc tại Nhật và phải tham gia lương hưu phúc lợi của Nhật, đồng thời có thể làm thủ tục xin miễn đóng bảo hiểm hưu trí ở Trung Quốc.

Bảo Hiểm Lao Động: Điều Bắt Buộc Phải Biết Khi Thuê Người

Khi công ty của bạn bắt đầu tuyển nhân viên, bảo hiểm lao động sẽ chính thức xuất hiện.

Bảo Hiểm Tai Nạn Lao Động (労災保険 / 労働者災害補償保険)

Mục đích: bồi thường cho nhân viên khi bị thương, bệnh tật, tàn tật hoặc tử vong do công việc hoặc trong quá trình đi làm.

Những điểm then chốt:

Công ty chịu toàn bộ chi phí, nhân viên không phải đóng
Tỷ lệ phí thay đổi theo ngành nghề, từ 2,5/1000 đến 88/1000. Với công việc văn phòng thông thường thì khoảng 3/1000 (0,3%)
Phạm vi bảo vệ rộng: tai nạn lao động, tai nạn trên đường đi làm, bệnh nghề nghiệp
Chi phí điều trị bằng 0 đối với người lao động (do bảo hiểm tai nạn lao động chi trả toàn bộ, không áp dụng mức tự trả 30% của bảo hiểm y tế)
Bồi thường trong thời gian nghỉ việc: khoảng 80% tiền lương (trợ cấp nghỉ việc 60% + khoản hỗ trợ đặc biệt 20%)

Bảo Hiểm Thất Nghiệp (雇用保険)

Mục đích: chi trả trợ cấp thất nghiệp cho nhân viên khi mất việc, đồng thời hỗ trợ các khoản như trợ cấp nghỉ chăm con trong thời gian còn làm việc.

Những điểm then chốt:

Cả công ty và người lao động cùng đóng
Tỷ lệ cho doanh nghiệp thông thường năm tài chính 2025: 15,5/1000 (1,55%)
- Nhân viên chịu: 6/1000 (0,6%)
- Công ty chịu: 9,5/1000 (0,95%)
Điều kiện tham gia: làm việc từ 20 giờ/tuần trở lên, dự kiến được thuê từ 31 ngày trở lên
Quyền lợi: trợ cấp thất nghiệp cơ bản, trợ cấp nghỉ chăm con, trợ cấp nghỉ chăm sóc người thân, trợ cấp đào tạo…

Người Điều Hành Có Tham Gia Bảo Hiểm Lao Động Được Không?

Về nguyên tắc là không.

Bảo hiểm tai nạn lao động: người đại diện pháp nhân và giám đốc không được coi là “người lao động”, nên không tham gia theo diện thông thường. Tuy nhiên, có thể tham gia qua chế độ tham gia đặc biệt (特別加入制度); chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể nộp hồ sơ thông qua tổ chức nghiệp vụ bảo hiểm lao động
Bảo hiểm thất nghiệp: đại diện pháp nhân hoàn toàn không thể tham gia. Trường hợp giám đốc kiêm nhiệm công việc thực tế của người lao động (兼務役員) thì trong một số điều kiện nhất định mới có thể tham gia

Với giám đốc một người ở giai đoạn khởi nghiệp, bảo hiểm lao động tạm thời chưa liên quan trực tiếp. Nhưng một khi bạn thuê người đầu tiên, bạn phải hoàn tất thủ tục tham gia tại cơ quan giám sát tiêu chuẩn lao động và Hello Work trong vòng 10 ngày kể từ ngày tuyển dụng.

Gánh Nặng Chi Phí Bảo Hiểm Xã Hội Trong Thực Tế

Đây là phần mà nhà sáng lập quan tâm nhất. Hãy cùng tính một ví dụ cụ thể.

Trường Hợp Lương Tháng 300.000 Yên

Lấy ví dụ tại Tokyo, tham gia Kyokai Kenpo, dưới 40 tuổi:

Loại bảo hiểm	Tỷ lệ	Số tiền/tháng (tổng công ty + cá nhân)	Công ty chịu	Cá nhân chịu
Bảo hiểm y tế	9,98%	29.940 yên	14.970 yên	14.970 yên
Lương hưu phúc lợi	18,3%	54.900 yên	27.450 yên	27.450 yên
Tổng phụ	28,28%	84.840 yên	42.420 yên	42.420 yên

Nếu có nhân viên, còn phải cộng thêm:

Loại bảo hiểm	Tỷ lệ	Công ty chịu
Bảo hiểm tai nạn lao động	0,3% (ngành văn phòng)	900 yên
Bảo hiểm thất nghiệp (phần công ty)	0,95%	2.850 yên

Một nhân viên lương tháng 300.000 yên sẽ khiến tổng chi phí nhân sự thực tế của công ty vào khoảng 346.170 yên (bao gồm khoảng 46.170 yên bảo hiểm do công ty gánh).

Trường Hợp Lương Tháng 500.000 Yên

Loại bảo hiểm	Số tiền/tháng (tổng công ty + cá nhân)	Công ty chịu	Cá nhân chịu
Bảo hiểm y tế	49.900 yên	24.950 yên	24.950 yên
Lương hưu phúc lợi	91.500 yên	45.750 yên	45.750 yên
Tổng phụ	141.400 yên	70.700 yên	70.700 yên

Người có lương tháng 500.000 yên sẽ có chi phí bảo hiểm xã hội mỗi tháng gần 140.000 yên; công ty và cá nhân mỗi bên khoảng 70.000 yên.

Chi Phí Ẩn Mà Nhà Sáng Lập Thường Bỏ Qua

Có một điểm rất quan trọng mà nhiều nhà sáng lập quên mất: nếu bạn là giám đốc một người, thì phần “công ty chịu” và phần “cá nhân chịu” thực chất đều là tiền của bạn.

Nếu bạn tự đặt lương cho mình là 300.000 yên/tháng:

Phần cá nhân chịu (khấu trừ từ lương): khoảng 42.420 yên
Phần công ty chịu (trả từ tài khoản công ty): khoảng 42.420 yên
Tổng chi phí bảo hiểm xã hội thực tế: khoảng 84.840 yên/tháng ≈ khoảng 1,02 triệu yên/năm

Con số này còn chưa tính thuế thu nhập và thuế cư trú. Một giám đốc lương tháng 300.000 yên thì thực nhận thường chỉ hơn 200.000 yên một chút.

Khi lập kế hoạch tài chính khởi nghiệp, nhất định phải tính cả chi phí bảo hiểm xã hội. Nhiều người chỉ tính tiền thuê văn phòng và lương của mình, mà quên rằng công ty còn phải trả thêm gần một khoản bảo hiểm tương đương.

Mối Quan Hệ Giữa Bảo Hiểm Xã Hội Với Visa Và Vĩnh Trú

Đối với người giữ visa Kinh doanh Quản lý, bảo hiểm xã hội không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc bạn có thể tiếp tục ở lại Nhật hay không.

Gia Hạn Visa: Bảo Hiểm Xã Hội Là Hạng Mục Chắc Chắn Bị Kiểm Tra

Từ khoảng năm 2020, Cục Xuất Nhập Cảnh đã yêu cầu rõ ràng nộp tài liệu liên quan đến bảo hiểm xã hội khi xét gia hạn visa Kinh doanh Quản lý:

Bản sao biên lai nộp phí bảo hiểm y tế và lương hưu phúc lợi
Giấy chứng nhận đã nộp bảo hiểm xã hội hoặc giấy xác nhận tình trạng nộp bảo hiểm xã hội

Nếu công ty của bạn đã thành lập pháp nhân nhưng chưa tham gia bảo hiểm xã hội, khi gia hạn visa bạn sẽ bị yêu cầu giải trình bổ sung; trường hợp nghiêm trọng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả gia hạn. Danh sách hồ sơ gia hạn chi tiết có thể xem tại hướng dẫn hồ sơ gia hạn visa Kinh doanh Quản lý.

Xin Vĩnh Trú: Yêu Cầu “Hồ Sơ Hoàn Hảo”

Điều kiện xin phép vĩnh trú còn nghiêm ngặt hơn:

Về nguyên tắc, yêu cầu toàn bộ thời gian trước khi nộp đơn đều phải đóng lương hưu và bảo hiểm y tế đầy đủ
Không được có chậm nộp (kể cả sau đó đã nộp bù thì lịch sử chậm nộp vẫn có thể bị trừ điểm)
Cần nộp sổ thông báo lương hưu định kỳ hoặc phiếu trả lời tra cứu hồ sơ người được bảo hiểm để chứng minh quá trình đóng

Sau khi việc xét duyệt vĩnh trú bị siết chặt hơn từ năm 2019, tình trạng đóng bảo hiểm xã hội đã trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất trong hồ sơ. Chi tiết hơn có thể xem tại hướng dẫn đầy đủ chuyển từ visa Kinh doanh Quản lý sang vĩnh trú.

Hậu Quả Nếu Không Tham Gia

Hậu quả	Giải thích
Bị văn phòng hưu trí nhắc nhở và truy thu	Có thể truy ngược tối đa 2 năm, kèm tiền chậm nộp (khoảng 8-14%/năm)
Khó gia hạn visa	Bị cơ quan xuất nhập cảnh đánh giá là “không tuân thủ pháp luật Nhật Bản”
Bị từ chối vĩnh trú	Không đóng bảo hiểm xã hội là một trong những lý do bị từ chối phổ biến nhất
Rủi ro tranh chấp với nhân viên	Nếu nhân viên phát hiện công ty không tham gia bảo hiểm xã hội, có thể phát sinh tranh chấp lao động
Xử phạt hành chính	Luật Bảo hiểm Y tế và Luật Lương hưu phúc lợi quy định người vi phạm có thể bị phạt tù đến 6 tháng hoặc phạt tiền đến 500.000 yên

Tóm lại trong một câu: khởi nghiệp tại Nhật thì bảo hiểm xã hội không phải lựa chọn, mà là bắt buộc.

FAQ

Q1: Giám đốc một người có bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội không?

Có, bắt buộc. Chỉ cần là pháp nhân (Kabushiki Kaisha hoặc Godo Kaisha), kể cả chỉ có một mình giám đốc, vẫn được xem là cơ sở kinh doanh thuộc diện áp dụng bắt buộc và phải tham gia bảo hiểm y tế cùng lương hưu phúc lợi. Ngoại lệ gần như duy nhất là trường hợp thù lao điều hành bằng 0, vì không có mức lương chuẩn hàng tháng nên trên thực tế không thể tham gia. Tuy nhiên, việc đặt thù lao điều hành bằng 0 lại có thể kéo theo vấn đề khác về thuế và visa.

Q2: Nên đặt lương tháng của giám đốc ở mức nào? Làm sao kiểm soát phí bảo hiểm xã hội?

Mức thù lao điều hành quyết định trực tiếp phí bảo hiểm xã hội. Lương tháng càng cao thì phí càng cao, dù có trần. Nhiều nhà sáng lập sẽ tìm điểm cân bằng giữa lợi nhuận công ty, thuế thu nhập cá nhân và phí bảo hiểm xã hội. Đây là bài toán hoạch định thuế nên nên trao đổi với kế toán thuế và chuyên gia lao động bảo hiểm xã hội.

Q3: Hộ kinh doanh cá thể có cần tham gia lương hưu phúc lợi không?

Không cần. Hộ kinh doanh cá thể (thuộc nhóm ngành không bắt buộc và có dưới 5 nhân viên) sẽ tham gia lương hưu quốc dân và bảo hiểm y tế quốc dân, chứ không tham gia lương hưu phúc lợi hay Kyokai Kenpo. Nhưng nếu bạn chuyển từ hộ kinh doanh sang pháp nhân, bạn sẽ phải chuyển sang hệ thống lương hưu phúc lợi + bảo hiểm y tế.

Q4: Vợ/chồng đang ở nước ngoài có thể tham gia bảo hiểm y tế với tư cách người phụ thuộc không?

Về nguyên tắc, từ tháng 4 năm 2020 trở đi, người phụ thuộc phải đáp ứng điều kiện cư trú tại Nhật Bản. Nói cách khác, vợ/chồng đang sống tại Trung Quốc về nguyên tắc không thể tham gia bảo hiểm y tế của bạn với tư cách người phụ thuộc. Tuy nhiên vẫn có ngoại lệ, ví dụ đang du học hoặc đi theo người được cử công tác ra nước ngoài. Trường hợp cụ thể nên xác nhận với văn phòng hưu trí.

Q5: Phí bảo hiểm xã hội có giúp tiết kiệm thuế không?

Phí bảo hiểm xã hội là khoản được khấu trừ toàn bộ khỏi thu nhập chịu thuế. Phần cá nhân chịu được khấu trừ toàn bộ khi tính thuế thu nhập cá nhân; phần công ty chịu được hạch toán vào chi phí phúc lợi theo luật định. Vì vậy, dù phí bảo hiểm cao nhưng đúng là vẫn có hiệu quả giảm thuế. Có thể xem thêm tại hướng dẫn thuế cho nhà sáng lập ở Nhật.

Q6: Làm thủ tục tham gia ở đâu? Cần những giấy tờ gì?

Bảo hiểm y tế và lương hưu phúc lợi: nộp mẫu đăng ký áp dụng mới cho bảo hiểm y tế và lương hưu phúc lợi tại văn phòng hưu trí có thẩm quyền, kèm giấy đăng ký pháp nhân…
Bảo hiểm tai nạn lao động: nộp thông báo thành lập quan hệ bảo hiểm tại cơ quan giám sát tiêu chuẩn lao động có thẩm quyền
Bảo hiểm thất nghiệp: nộp thông báo thành lập cơ sở áp dụng bảo hiểm thất nghiệp tại Hello Work có thẩm quyền

Sau khi thành lập pháp nhân, nên nộp thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội trong vòng 5 ngày; sau khi tuyển nhân viên, cần nộp thủ tục bảo hiểm lao động trong vòng 10 ngày. Hiện nay cũng có thể nộp online qua e-Gov.

Q7: Tôi đã đóng bảo hiểm hưu trí ở Trung Quốc rồi, còn phải đóng lương hưu phúc lợi ở Nhật không?

Theo Hiệp định an sinh xã hội Nhật - Trung, nếu bạn được công ty tại Trung Quốc cử sang Nhật làm việc trong vòng 5 năm, bạn có thể xin miễn lương hưu phúc lợi của Nhật và tiếp tục chỉ đóng bảo hiểm hưu trí ở Trung Quốc. Nhưng nếu bạn tự thành lập pháp nhân tại Nhật để kinh doanh, bạn được xem là lao động được thuê tại Nhật, nên về nguyên tắc vẫn phải tham gia lương hưu phúc lợi của Nhật. Đồng thời, bạn có thể xin miễn đóng ở phía cơ quan bảo hiểm xã hội Trung Quốc.

Q8: Phí bảo hiểm xã hội bị trừ vào lúc nào mỗi tháng? Thanh toán thế nào?

Hạn nộp phí bảo hiểm xã hội là ngày cuối cùng của tháng kế tiếp. Ví dụ, phí của tháng 4 thì phải nộp trước ngày 31 tháng 5. Có thể thanh toán qua trích nợ tự động từ tài khoản ngân hàng, bằng phiếu nộp tiền tại ngân hàng hoặc cửa hàng tiện lợi, hoặc thanh toán điện tử. Nên cài đặt trích nợ tự động để tránh quên nộp dẫn đến chậm đóng.

Q9: Nhân viên đang trong thời gian thử việc có cần tham gia bảo hiểm xã hội không?

Có. Pháp luật Nhật Bản không có khái niệm “thử việc thì chưa phải tham gia bảo hiểm xã hội”. Chỉ cần đã phát sinh quan hệ lao động thì từ ngày đầu tiên vào làm đã phải tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm lao động. Dù hợp đồng lao động ghi “thử việc 3 tháng”, bảo hiểm vẫn bắt đầu từ ngày đầu tiên.

Q10: Khi rời Nhật, tiền đã đóng vào lương hưu phúc lợi có thể lấy lại không?

Có thể xin trợ cấp rút khỏi hệ thống một lần (脱退一時金). Điều kiện gồm:

Không có quốc tịch Nhật Bản
Không còn địa chỉ cư trú tại Nhật (đã làm thủ tục chuyển đi)
Thời gian tham gia lương hưu phúc lợi từ 6 tháng trở lên
Chưa đủ điều kiện nhận lương hưu (thời gian tham gia dưới 10 năm)
Nộp đơn trong vòng 2 năm kể từ khi rời Nhật

Số tiền hoàn trả được tính gần đúng là: mức thu nhập tiêu chuẩn bình quân × hệ số chi trả (tính theo số tháng), với trần tối đa là 60 tháng (5 năm). Lưu ý, số tiền được hoàn chỉ là một phần của khoản cá nhân đã đóng, không phải toàn bộ. Ngoài ra, sau khi nhận trợ cấp này, thời gian đóng tương ứng sẽ bị xóa khỏi hồ sơ lương hưu.

Lời Kết

Hệ thống bảo hiểm xã hội của Nhật Bản phức tạp nhưng rất hoàn chỉnh. Với tư cách nhà sáng lập, bạn cần chấp nhận một thực tế: bảo hiểm xã hội là khoản chi lớn thứ hai của bạn, chỉ đứng sau chi phí nhân sự, hoặc có thể nói chính là một phần của chi phí nhân sự.

Nhưng nhìn theo góc độ khác, chính nhờ hệ thống này mà bạn và gia đình tại Nhật có thể được hưởng:

Bảo đảm y tế hàng đầu thế giới (tự chi trả 30% + chế độ chi phí y tế cao)
Vợ/chồng và con cái tham gia bảo hiểm y tế miễn phí
Bảo đảm lương hưu trong tương lai
Một yếu tố “tuân thủ tốt” có lợi cho gia hạn visa và xin vĩnh trú

Ngay từ giai đoạn đầu thành lập công ty, bạn nên tìm một chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội (社会保険労務士) đáng tin cậy để hỗ trợ hoàn tất thủ tục tham gia và lập kế hoạch dài hạn. Bảo hiểm xã hội không phải chuyện “đóng là xong” mà còn liên quan đến mức thù lao điều hành, việc công nhận người phụ thuộc và chiến lược lương hưu về sau, đều đáng để có chuyên gia kiểm tra giúp bạn.

📌 Nội dung bài viết này được tổng hợp dựa trên thông tin chế độ của năm tài chính 2025. Tỷ lệ phí và chi tiết quy định có thể thay đổi theo từng năm. Khi thực hiện thực tế, hãy ưu tiên thông báo mới nhất từ văn phòng hưu trí, Kyokai Kenpo và các cơ quan chính thức khác, hoặc tham khảo chuyên gia lao động và bảo hiểm xã hội.

Bài viết liên quan: